Maile alıcının görmediği iç not nasıl bırakılır?
İç not, mailin yanındaki Notlar sekmesine yazılır; alıcıya gitmez, kutuyu görebilen ekip arkadaşları görür. Mailin üzerine bir not düşülür ve bu not alıcıya gitmez. "Fatura tutarı sözleşmedeki birim fiyatla uyuşuyor, kontrol ettim" gibi bir cümle, o maile bakacak bir sonraki kişinin ilk göreceği şey olur.
Pratikteki alternatif bilinir: aynı bilgi ya bir mesajlaşma grubuna düşer ya da kişinin aklında kalır. İki durumda da mailin yanında değildir; nöbet değişince, izne çıkınca ya da personel ayrılınca kaybolur.
Not, kimin yazdığı ve ne zaman yazdığıyla birlikte görünür — bilgi anonim bir yapışkan not değil, sahibi belli bir kayıttır.
Not bir kişiye ya da kuruma bağlanabilir mi?
Evet. Bir notun kapsamı üç düzeyde seçilir:
- Bu mail — yalnızca önünüzdeki yazışmaya ait bir ayrıntı.
- Bu kişi — o adresle her yazışmada geçerli olan bir bilgi.
- Bu kurum — firmanın tamamı için geçerli bir kural.
Böylece "bu firmayla vade 30 gün" notu bir kez yazılır ve aynı firmadan gelen bir sonraki mailde kendiliğinden görünür. Kurumsal hafıza bir kişinin zihninde değil, kutunun içinde birikir.
Yeni katılan bir ekip arkadaşının öğrenme süresi bu yüzden kısalır: firmaya dair bilinmesi gerekenler, o firmanın mailinde zaten yazılıdır.
Ekip arkadaşına maili iletmeden nasıl haber verilir?
Ekip arkadaşına "dikkatini çek" ile haber verilir: kendisine, isteğe bağlı bir notla birlikte bildirim gider. Bir ekip arkadaşının o maile bakması istendiğinde maili ona iletmek gerekmez. Mail kutuda kalır, kopyası çoğalmaz.
Bu ayrım kurumsal kutularda önemlidir: iletilen bir mail, üzerindeki notlardan, etiketlerden ve geçmişinden kopar. Dikkat çekme ise kişiyi mailin kendisine yönlendirir — bağlamıyla birlikte.
Not, dikkat çekme ve etkinlik dökümü mail dışına taşan ayrı bir modül değildir; hepsi bir mailin bağlamında yaşar ve o mail arşivlendiğinde onunla birlikte kalır.
Ortak kutuda kimin ne yaptığı nasıl görülür?
Kimin ne zaman görüntülediği, etiketlediği ve not düştüğü tek bir zaman çizelgesinde toplanır. Ortak kutunun en maliyetli hatası, aynı maile iki kişinin birbirinden habersiz cevap yazmasıdır. Döküm, bir maile başkasının zaten baktığını cevap yazmaya başlamadan önce gösterir.
Döküm mailin yanında durur; ayrı bir rapor ekranına gitmek gerekmez. Bir yazışmayı devralan kişi, ilk bakışta ekibin o mailde nereye kadar geldiğini görür.
Yönetici tarafında aynı olaylar şirket genelindeki denetim kaydına da düşer; ikisi farklı sorulara cevap verir: biri "bu mailde ne oldu", öteki "bu şirkette kim ne yaptı".
Konuşma zinciri yazışmayı nasıl bir arada tutar?
Konuşma zinciri, aynı yazışmaya ait gelen ve giden mailleri tek başlık altında toplar. Gelen ve giden mailler aynı konu etrafında tek bir zincirde toplanabilir. Bir teklif turunun kaç kez revize edildiğini görmek için kutuyu tarihe göre taramak gerekmez; zincir, yazışmanın tamamını sırasıyla önünüze getirir.
Giden kutusu da aynı ekranda
Ekibin kurum adına ne yazdığı, gelen maillerle aynı panelde durur. Cevabın ne zaman ve kim tarafından yazıldığı ayrı bir yerde aranmaz.
Etiketler ve çoklu seçim
Mailler etiketlenir, birden fazla mail seçilip toplu işleme alınır. Yoğun bir kutuda gün sonu toparlaması dakikalar içinde biter.
Gün gün liste
Liste günlere ayrılır ve her günün kaç mail getirdiği başlıkta yazar; yığın, tarihsiz bir akış olmaktan çıkar.
Ekibin bıraktığı bilgi gözden kaçmaz mı?
Kaçmaz; sağ panelin sekmeleri sayı rozetleri taşır: iki not, dört etkinlik, iki sohbet mesajı. Bir mail açıldığında ekibin orada bir şey bırakıp bırakmadığını anlamak için sekmeleri tek tek gezmek gerekmez.
Küçük görünen bu ayrıntı, ortak kutuda en sık kaçırılan şeyi — başkasının bıraktığı bilgiyi — görünür kılar. Bir bilgi ancak fark edilirse işe yarar.
Ortak kutuda bir mailin yanıt süresi nasıl takip edilir?
Bir maile yanıt süresi konur; süre dolmadan bir saat önce kutuyu görebilen herkese hatırlatma gider. Hatırlatma web panelinde, mobil uygulamada ve işletim sisteminin bildirim alanında aynı anda görünür.
Hatırlatmanın yalnız süreyi koyan kişiye değil, kutudaki herkese gitmesi ortak kutunun doğasına uygundur: işi kimin üstleneceği belli olmayabilir. Erteleme ise kişiseldir; bir kişinin ertelemesi diğerlerinin hatırlatmasını susturmaz.
Ortak kutuya gelen bir mail kimin işi ve hangi aşamada?
Ortak kutuya gelen her mailin bir sahibi ve bir durumu olabilir. Sahip, mailin okuma ekranında tek seçimle atanır: kutuyu görebilen ekip arkadaşlarından biri ya da "Bana ata". Durum üç aşamalıdır: Açık, Beklemede, Çözüldü.
Atanan kişiye anında bildirim gider; bildirim web panelinde ve mobil uygulamada aynı anda görünür. Sahip yalnız o kutuyu görme yetkisi olan kişiler arasından seçilir, yani atama bir mailin yetkisiz birine açılmasının yolu olamaz. Her sahip ve durum değişikliği denetim kaydına kim, ne zaman bilgisiyle düşer; destek ve satış kutularında "bu mail kimde kaldı?" sorusu tek bakışta yanıtlanır.
Aynı maile iki kişinin cevap yazması nasıl önlenir?
Bir ekip arkadaşı bir maile yanıt yazmaya başladığında, aynı maili açan herkes okuma ekranında "… şu an yanıt yazıyor" bilgisini görür. İkinci bir kişi de yanıt penceresini açarsa yazma ekranında "Aynı cevabı iki kez göndermeyin" uyarısı çıkar.
Uyarı, yanıt penceresi kapandığında ya da kısa bir sessizlikten sonra kendiliğinden kalkar. Müşteriye aynı soruya iki farklı cevap gitmez; ekip de kimin neyle meşgul olduğunu sormadan bilir.
Gönderilen bir maile yanıt gelmezse bunu kim hatırlar?
Gönderim önizlemesinde Yanıt gelmezse hatırlat seçilir: 1 gün, 3 gün ya da 1 hafta. Süre içinde aynı yazışmaya yanıt gelirse hatırlatıcı kendiliğinden kapanır; gelmezse gönderen kişiye "Yanıt gelmedi" bildirimi web panelinde ve mobil cihazında görünür. Teklifler, tahsilat mailleri ve bekleyen onaylar takipsiz kalmaz.
Aynı önizlemede gönderimi geri alma süresi de seçilir (varsayılan 10 saniye; 5-30 saniye arası ya da kapalı). "Gönder"den sonra mail bu süre boyunca bekler ve ekranın altındaki Geri al ile düzenlemeye döner; yanlış alıcı ya da eksik ek son anda yakalanır.
Yanıt süreleri, takipler ve toplantılar tek takvimde nasıl görünür?
SmartMail takvimi kişinin kendi takvimini, departmanının etkinliklerini ve kurum geneli tarihleri bir arada gösterir. Takvime hiçbir öğe kullanıcının onayı olmadan eklenmez: maile konan yanıt süresi ya da "yanıt gelmezse hatırlat" takibi, işlem sırasında Takvime de ekle seçilirse ya da kişi bu türleri tercihlerinden "her zaman ekle" diye işaretlediyse takvime düşer; yanıt verilince tamamlandı olarak işaretlenir. Takvim Smart360 ailesinde ortaktır: SmartFiles'taki dosya son onay tarihleri de aynı ekranda görünür. Maile bağlı takvim işlemleri (eklendi, güncellendi, tamamlandı, kaldırıldı, hatırlatma gönderildi) mailin geçmişinde ve denetim kaydında kişisiyle birlikte görünür.
Bir toplantı ya da termin maili okuma ekranından Takvime ekle ile tek adımda takvime girer: başlık mailin konusundan gelir, mailde geçen tarih önerilir; tekrar, hatırlatma, toplantı bağlantısı ve konum eklenir. Takvimden tıklanan öğe maili açar. Maile bağlı öğelerin konusu başka uygulamalarda gösterilmez, yalnız türü görünür.
Ekip kutusuna gelen mailler kişilere otomatik nasıl dağıtılır?
Otomatik atama kuralları, ekip kutusuna gelen yeni maili koşula göre bir sahibe verir: gönderen alan adı, gönderen adresi ya da konudaki bir kelime. Kural maili tek bir kişiye verebilir ya da seçilen kişiler arasında sırayla dağıtabilir; destek kutusundaki iş yükü ekip üyelerine eşit bölünür.
Kurallar sırayla denenir ve ilk eşleşen uygulanır; "faturalar muhasebeye, lojistik yazışmaları operasyona, kalanlar sırayla ekibe" gibi bir düzen birkaç satırda kurulur. Atanan kişiye bildirim gider; sahibi olan maile ve geçmiş maillere dokunulmaz. Yalnız kutuyu görme yetkisi olan kişiler hedef olabilir.
Ekip kutusunun yanıt hızı nasıl ölçülür?
Ekip performansı raporu son 30 günü kutu ve kişi başına ölçer: gelen mail sayısı, yanıt oranı, ilk yanıta kadar geçen sürenin ortancası, 24 saattir yanıtsız bekleyen mailler, açık işler ve çözülme süresi. Ortanca kullanıldığı için tek bir uç değer tabloyu bozmaz.
Yönetici, hangi kutunun müşteriyi beklettiğini ve kimin üzerinde kaç açık iş olduğunu tek ekranda görür; iş yükünü otomatik atama kurallarıyla yeniden dengeler.
Sık yazılan cevaplar nasıl tek tıkla eklenir?
Hazır yanıt şablonları yazma ekranındaki Şablon düğmesinden seçilir. Şablondaki {ad}, {konu}, {benim_adim} ve {tarih} değişkenleri alıcının adı, mailin konusu, gönderenin adı ve bugünün tarihiyle kendiliğinden dolar.
Herkes yazdığı bir metni kişisel şablon olarak kaydeder; yönetici bir şablonu kurum geneline açar ve ekibin aynı soruya aynı özenle cevap vermesini sağlar.
Ekip, alıcıları ve dosyaları nereden bulur?
Ekip, alıcıları şirket dizininden ve kutunun kendi yazışma geçmişinden, dosyaları ise SmartFiles'tan bulur. Alıcı önerileri her kutunun kendi geçmişine göre sıralanır; gönderen kutu değiştiğinde öneriler de değişir.
Şirket dizini ve öneriler
Bir ekip arkadaşının adresi adıyla bulunur. Dış alıcılar ise yazışma sıklığına ve en son ne zaman yazışıldığına göre önerilir; aylardır yazışılmayan biri, dün yazışılan birinin önüne geçmez.
Dağıtım listeleri
Sık kullanılan alıcı grupları şirket genelinde bir kez tanımlanır ve herkesin kullanımına açılır. "Tüm bayiler" ya da "proje ekibi" gibi listeler her seferinde tek tek yazılmaz.
SmartFiles ile dosya alışverişi
SmartFiles'taki dosyalar panelden çıkmadan SmartMail üzerinden gönderilir. Ayrıntılar: SmartFiles ve Smart360 ekosistemi.
Ekip çalışmasının tüm bu araçları, kutunun kimlere hangi izinlerle açıldığına bağlı çalışır; not bırakmak ve dikkat çekmek de kutu başına verilen izinlerdendir. Kutuların ekiplere nasıl açıldığı paylaşımlı posta kutusu yönetimi, kurum adına çıkan maillerin ikinci gözden nasıl geçtiği e-posta onay akışı sayfasında anlatılır.
İzindeki çalışanın mailleri nasıl karşılanır?
Tatil modu ile kullanıcı kutusuna tarih aralığıyla otomatik yanıt koyar; yanıt başlangıçta kendiliğinden başlar, bitişte durur. Aynı kişiye en fazla dört günde bir yanıt gider; bültenlere, listelere, "noreply" adreslerine ve başka otomatik yanıtlara yanıt verilmez, iki otomatik yanıt birbiriyle döngüye girmez.
Yönetici vekâlet ile izindeki kişinin kutularını aynı tarihler için bir ekip arkadaşına açar. Erişim başlangıçta kendiliğinden verilir, vekile bildirim gider; bitişte yalnız vekâletle açılan erişim geri alınır. Silme ve karantina yetkisi vekâletle geçmez.
Bir firmayla bütün yazışma tek bakışta nasıl görülür?
Okuma ekranındaki Firma kartı, gönderenin alan adı üzerinden kurumun o firmayla yazışmasını özetler: gelen ve giden mail sayıları, ilk ve son yazışma, firmadaki kişiler, açık işler, bekleyen yanıt takipleri ve son mailler. Kart yalnız kullanıcının görebildiği kutulardaki maillerden oluşur.
Kart güvenlik işaretlerini de toplar: firmanın alan adına benzeyen alan adlarından gelen mailler kırmızı uyarıyla, ödeme ya da banka bilgisi değişikliği bildiren mailler ayrı bir listeyle gösterilir. Ödemeden önce bakılacak yer tek ekrandır.
Adım adım belgeler
- Maile ekip notu bırakmak
- Bir ekip arkadaşının dikkatini çekmek
- Mailin geçmişini görmek
- Maile yanıt süresi koymak
- Maile sahip ve durum vermek (iş takibi)
- Yanıt gelmezse hatırlatılmak
- Gönderimi geri almak
- Otomatik atama kuralları
- Ekip performansını izlemek
- Hazır yanıt şablonlarını kullanmak
- Takvimi kullanmak
- Tatil modu (otomatik yanıt)
- Vekâlet vermek
- Firma kartı