Genel ve satın alma
SmartMail nedir?
SmartMail, kurumların ortak ve kişisel posta kutularını tek bir web panelinden yöneten, yapay zekâ destekli kurumsal e-posta hizmetidir. Gelen her maili SPF, DKIM ve DMARC ile denetler, her posta kutusu için dokuz ayrı izin tanımlar ve kurum adına çıkacak mailleri gönderimden önce onaya sunabilir.
Paketler ve fiyatlar nereden görülür, nasıl satın alınır?
SmartMail paketleri smart360.com.tr/satin-al/smartmail adresinde yayındadır; güncel fiyatlar, kotalar ve paket karşılaştırması aynı sayfadadır. Aylık ya da yıllık ödeme seçilebilir. Ödeme onaylandığında hesap kendiliğinden açılır.
Kurulum için altyapı çalışması gerekiyor mu?
Gerekmez. SmartMail bulutta çalışır; kurumda kurulacak bir sunucu ya da bakımı üstlenilecek bir yazılım bulunmaz. Kurumsal kutular panelden tanımlanır; adres ve ad yeterlidir.
Alan adınızın DNS kayıtlarını Smart360 ekibi hazırlar ve kurar.
Kaç posta kutusu ve ne kadar alan kullanılabilir?
Posta kutusu sayısı, depolama alanı, alan adı sayısı ve yapay zekâ hakkı satın alınan pakete bağlıdır; güncel değerler smart360.com.tr/satin-al/smartmail adresinde yazar. İhtiyaç arttığında üst pakete geçiş anında yansır.
SmartMail ile SmartFiles birlikte kullanılabilir mi?
Evet. İki ürün aynı kimlikle kullanılır ve Smart360 panelinden birlikte yönetilir. SmartFiles'taki dosyalar SmartMail üzerinden gönderilir. İki ürün birlikte alındığında aile paketi seçeneği de bulunur.
Posta kutuları ve yetkiler
Çalışanlar ortak kutunun parolasını bilmek zorunda mı?
Çalışanlar ortak kutuya kendi Smart360 kimlikleriyle girer; kutunun parolasını bilmeleri gerekmez. Parolayı sistem üretir ve şifreli saklar. Erişim tek ekrandan verilir ve tek ekrandan kalkar. Ayrıntı: paylaşımlı posta kutusu yönetimi.
Bir kişiye yalnızca okuma yetkisi verilebilir mi?
Evet. Her kişi için her kutuda dokuz izin ayrı ayrı açılır ya da kapanır:
- görüntüleme
- yazma ve gönderme
- silme
- etiketleme
- karantina
- yapay zekâ ile yeniden yorumlama
- yapay zekâ sohbeti
- not ekleme
- dikkat çekme
Silme ve karantina izinleri yeni atamada kapalı gelir.
Bir çalışan ayrıldığında ne olur?
Erişimi tek ekrandan kaldırılır; kutu departmana atanmışsa kişinin departmandan çıkması yeterlidir, erişim kendiliğinden geri alınır.
Kurduğu zamanlanmış mailler, gönderim anında erişim yeniden denetlendiği için kurum adına çıkmaz; sebebiyle birlikte listede kalır.
Birden çok alan adı kullanılabilir mi?
Evet. Paketinizdeki hak kadar alan adı aynı hesaba eklenir; biri birincil olarak işaretlenir. Kutu açılırken hangi alan adının kullanılacağı seçilir.
Masaüstü ya da mobil posta programlarıyla kullanılabilir mi?
Evet, IMAP/SMTP ek hizmetiyle. Bu hizmet açıldığında kutular standart IMAP ve SMTP üzerinden masaüstü ve mobil posta programlarına bağlanır; Smart360 ekibinin kurduğu kayıtlar sayesinde programlar sunucu ayarlarını kendiliğinden bulur. SmartMail web paneli ve SmartMail mobil uygulaması ise her pakette doğrudan kullanılır.
SmartMail mobil uygulaması neler sunar?
SmartMail mobil uygulaması gelen kutusunu, mail okuma ve yazmayı, onay bekleyenleri, zamanlanmış mailleri, yanıt sürelerini ve bildirim merkezini telefona taşır. Birden çok şirket hesabı aynı uygulamada tutulur; hesap masaüstündeki açık oturumdan QR kodla eklenebilir. Panel telefonun tarayıcısında da aynı yetkilerle çalışır. Android uygulaması Google Play'de yayında.
Güvenlik
SmartMail oltalama maillerini nasıl tespit eder?
Gönderen SPF, DKIM, DMARC ve PTR kayıtlarıyla doğrulanır; benzer alan adı, uluslararası karakterle taklit, görünen ad ve marka taklidi, yanıt adresi ve bağlantı uyuşmazlıkları ayrı ayrı ölçülür. Metnin bütünü yapay zekâ ile değerlendirilir ve sonuç gerekçesiyle yazılır. Ayrıntı: e-posta güvenliği.
Karantinaya alınan mail silinir mi?
Karantinadaki mail korunur: ayrı bir klasörde, karantinaya alınma gerekçesiyle birlikte durur ve karantina izni olan bir kullanıcı tarafından serbest bırakılabilir. Bu düzeltmeler kaydedilir ve sonraki değerlendirmelerde hesaba katılır.
Karantina eşiği değiştirilebilir mi?
Evet. Eşiği şirket yöneticisi belirler. Yeni eşiğin hangi mailleri etkileyeceği kaydetmeden önce listelenir ve istenirse kutudaki mevcut maillere de uygulanır.
Onay akışı zorunlu mu?
Onay akışı isteğe bağlıdır; kullanıcı hangi mail için gerek görürse "Onaylı gönder" ile kendisi başlatır. Mail bir ya da birden çok onaylayıcıya sunulur ve "herhangi biri" ya da "hepsi" kuralı seçilir. Ayrıntı: e-posta onay akışı.
MTA-STS ve DMARC raporları nasıl yönetilir?
MTA-STS politika adresi, ilgili DNS kaydı eklendiğinde sertifikasıyla birlikte kendiliğinden kurulur. DMARC raporları SmartMail'in toplayıcı adresine gelir, otomatik açılır ve alan adınız adına arşivlenir.
Kimin ne yaptığı sonradan görülebilir mi?
Evet, iki yerden. Mail bazında etkinlik dökümü kimin ne zaman okuduğunu, etiketlediğini, not düştüğünü ve yanıtladığını gösterir.
Yönetim tarafındaki denetim kaydı ise kutu açma, erişim verme, ayar değiştirme ve onaya gönderme gibi işlemleri aktörü, zamanı ve IP adresiyle tutar. Onay kararları da tarih ve saatiyle isteğin geçmişine yazılır.
Yapay zekâ ve veri
Yapay zekâ mailleri okuyor mu, veriler ne oluyor?
Sınıflandırma, özet ve güvenlik değerlendirmesi için mail içeriği işlenir. Her şirketin verisi kendi ayrı veritabanında durur ve başka bir şirketle paylaşılmaz. Yapay zekâ sohbeti yalnızca kişinin erişimi olan kutuları okur.
SPF, DKIM, DMARC ve benzer alan adı gibi kod tabanlı güvenlik kontrolleri yapay zekâdan bağımsız çalışır; yapay zekâ hakkı dolsa da bu koruma sürer.
Yapay zekâ hangi işleri yapar?
Mail ve ek özeti, ek belgelerden belge kartı, içerik türü sınıflandırması, güvenlik değerlendirmesi, mail hakkında sohbet, yazma yardımı ve 30 dile çeviri. Ayrıntı: yapay zekâ ile mail özeti ve ek analizi.
Yapay zekâ kullanımı nasıl sınırlanır?
Yapay zekâ hakkı aylıktır ve panelde görünür. Hak azaldıkça önce arka planda çalışan işler durur, kullanıcının kendi başlattığı işlemler en son etkilenir. Yönetici kişilere ayrı pay tanımlayabilir ve sayacı çalışanlardan gizleyebilir.
Eski mailler nerede saklanır?
Her mail ham hâliyle ve ekleriyle birlikte arşivlenir. Arşivle birebir doğrulanan eski mailler posta sunucusundan kaldırılabilir; SmartMail'de görünmeye devam eder ve istendiğinde tek tek geri yüklenir.