Yeni bir kurumsal posta kutusu nasıl eklenir?
Kurumsal kutular yönetim ekranından tanımlanır: adres ve ad yeterlidir, parola üretilir ve şifreli saklanır. Kutu o anda listeye düşer ve erişimi aynı ekrandan dağıtılır.
Yeni bir departman kurulduğunda ya da bir adresin kullanımdan kalkması gerektiğinde yapılacak iş budur; ayrılacak bir donanım, kurulacak bir yazılım ya da beklenecek bir bakım penceresi yoktur. Kutular panelde tek listede durur ve kullanıcı açısından hepsi aynı biçimde işler.
Posta kutusu yetkileri nasıl verilir?
Posta kutusu yetkilendirme, kişi ve kutu başına dokuz ayrı izinle yapılır. Her kullanıcı için her kutuda dokuz izin birbirinden bağımsız verilir. Muhasebeye bakan kişi kutuyu okuyup cevaplasın ama hiçbir şeyi silmesin; güvenlik sorumlusu karantinayı yönetsin ama yazışmaya karışmasın — bu ayrım izin düzeyinde kurulur.
Kullanıcı kendi hesabıyla girer ve ortak kutunun parolasını hiç görmez. Erişim verildiği gibi tek ekrandan geri de alınır; yönetici ekranındaki izin matrisi, hangi kullanıcının hangi kutuda neye yetkili olduğunu tek görünümde tutar.
- Görüntüleme
- Yazma
- Silme
- Etiketleme
- Karantina yönetimi
- Yapay zekâ analizini yeniden çalıştırma
- Mail hakkında sohbet
- Not yazma
- Dikkat çekme
Vurgulu iki izin — silme ve karantina yönetimi — yeni bir atamada kapalı gelir. Geri alınması zor olan bu iki yetki, bilinçli olarak istenerek açılır.
-
Muhasebe departmanıDepartman ataması
- Görüntüleme
- Yazma
- Not yazma
- Silme
-
Güvenlik sorumlusuKişi ataması
- Görüntüleme
- Karantina yönetimi
- Yazma
Verilmiş izinVerilmemiş izin
Erişim bir panodan dağıtılır, boşluklar uyarı olarak çıkar
Atama sürükle-bırak bir panodan yapılır; dokunmatik ekran ve klavye kullananlar için tıklayarak atama da çalışır. Kutu bir kişiye atanabileceği gibi bir departmana da atanabilir: atama anında departmanın üyelerine erişim açılır, kişi departmandan çıktığında erişimi kendiliğinden geri alınır. Atama değişiklikleri açık ekranlara da anında yansır.
Pano yalnızca kurulu bağlantıları göstermekle kalmaz, eksikleri de söyler. Hiç kutusu olmayan kullanıcılar ve hiç kimseye atanmamış kutular ayrıca uyarı olarak öne çıkar. İkinci durum, kuruma gelen maillerin kimseye görünmediği anlamına gelir; sessiz kalan bir ihale@ adresi bu şekilde fark edilir.
Panoda ayrıca sisteme hiç giriş yapmamış kullanıcılar işaretlenir. Erişim verilmiş ama kullanılmamış bir hesap, tamamlanmamış bir işin göstergesidir — ve aynı bilgi onay akışında da işe yarar.
Onaya gönderilen mail onaysız çıkmaz
Kurumsal bir adresten çıkan mail şirketin taahhüdüdür: fiyat, teslim tarihi, teklif, mutabakat. Ama her mail bu ağırlıkta değildir — bir randevu teyidi ile bir fiyat taahhüdü aynı denetimden geçmek zorunda olsaydı, ekip günün yarısını beklemekle geçirirdi. SmartMail bu yüzden onayı zorunlu bir geçit değil, istendiğinde açılan bir kapı olarak kurar.
Karar yazan kişinindir: mail doğrudan gönderilebilir ya da onaya sunulabilir. Onaya sunulduğu andan itibaren ise kural nettir — mail kuyrukta bekler ve onay verilmeden alıcıya teslim edilmez. Arada bir "gönderilmiş olabilir mi" belirsizliği yoktur; onaylanmamış bir mail şirketin dışına hiç çıkmaz.
Onaylayan kişi neyi görür
Karar, "onaya gönderildi" yazan bir satıra değil mailin kendisine verilir. Onaylayan; hangi kurumsal adresten çıkacağını, alıcılarını ve varsa gizli alıcılarını, eklerin adını ve boyutunu, gövdeyi kendi biçimiyle — tablolarıyla, bağlantılarıyla — görür. Yani göndereceği şeyin tamamını okuduktan sonra üç karardan birini verir.
Her adım tarih-saatiyle bir geçmiş kaydına yazılır — "16 Eylül 2026 16:05 — Selin KARA onaya gönderdi" . Bir teklifin hangi koşullarla, kimin onayıyla çıktığı aylar sonra sorulduğunda cevap kimsenin hafızasına bağlı kalmaz.
Ürün, tamamlanamayacak bir isteği de söyler: seçilen onaylayıcı kuruluştan ayrılmışsa ya da sisteme hiç giriş yapmamışsa bu ekranda ayrı ayrı belirtilir — çünkü ikisinde yapılacak iş farklıdır. Bekleyen bir onay isteği, kimsenin fark etmediği bir yerde sessizce beklemez.
Gönderim anında erişim yeniden kontrol edilir
Mail ileri bir tarihe kurulur, kuyrukta bekler ve gönderim anına kadar iptal edilebilir. Mesai dışında yazılan bir mailin sabah dokuzda çıkması ya da bir teklifin belirlenen günde iletilmesi böyle sağlanır.
Gönderim anı geldiğinde yazan kişinin o kutuya erişimi yeniden kontrol edilir. Aradan geçen sürede erişim kalkmışsa — kişi ayrılmış ya da departmanı değişmişse — mail gitmez; sebebiyle birlikte listede kalır, yani kimsenin haberi olmadan kurum adına bir söz verilmiş olmaz. Zamanlama ile onay akışı birlikte kullanılmaz; ikisi ayrı yollardır.
Şirketin mail düzeni tek ekranda
Yönetim tarafında şirketin mail düzeni bir arada durur; aşağıdakilerin tamamı aynı ekrandan yönetilir:
- Kutu yönetimi
- Atamalar
- Izin matrisi
- Kutu başına imzalar
- Şablonlar
- Adlandırılmış dağıtım listeleri
- Gönderen kuralları
- Karantina eşiği
- Çöp kutusu saklama süresi
- Depolama dağılımı
- Kullanıcı bazında yapay zekâ payları
Alan adları Smart360 ekibince alan adı ve DNS kurulumu ile eklenir; tüm yetenekler SmartMail özellikleri sayfasında bir arada anlatılır.
Kotalar burada ayrı bir başlık değil, her ekranın kenarında duran bir bilgidir: depolamanın kutulara nasıl dağıldığı ve yapay zekâ hakkının kimde ne kadar kaldığı görünür. Bir şey dolmaya yaklaşırken bu, faturadan değil doğrudan panelden anlaşılır.
Çalışanlar ve departmanlar Smart360 panelinden bir kez tanımlanır; SmartMail yönetim ekranı onlara kutu erişimi açar ve izinlerini belirler.
Kotalar, gönderen kuralları, imzalar ve dağıtım listeleri
Yönetim ekranı bölüm bölüm açılır; her bölüm tek bir soruyu cevaplar. Aşağıdakiler, günlük işte en sık açılan dört bölümdür.
Kota bir sürpriz değil, bir gösterge
Depolama ve yapay zekâ payı panelin kenarında durur: ne kadarının kullanıldığı, hangi kutunun ne kadar yer kapladığı ve hakkın ne zaman yenileneceği. Bir şey dolmaya yaklaştığında bu, faturadan değil doğrudan ekrandan anlaşılır.
Tavanlar şirketin kiralama paketinden gelir. Kota bir kiralamanın sonucudur: paket büyüdükçe tavanlar da büyür ve üst pakete geçiş anında yansır.
Tekrarlayan gönderenler için kalıcı karar
Aynı tedarikçinin her maili baştan değerlendirilmek zorunda değildir. Bir gönderen adresi ya da bütün bir alan adı için kalıcı karar yazılabilir, yani beyaz ya da kara listeye eklenebilir: her zaman güvenli ya da her zaman karantina. Adlandırılmış dağıtım listeleri de bu ekrandan yönetilir; sık yazılan alıcı grupları bir adla saklanır ve mail yazarken tek tek adres girmek gerekmez.
Kural eklemek de bir yönetim işlemidir ve denetim kaydına aktörüyle, zamanıyla ve IP adresiyle birlikte yazılır. Bir adresin neden güvenli listede olduğu sonradan sorulabilir bir sorudur; cevabı kayıtta durur.
Yönetici hangi şirket ayarlarını belirler?
Yönetici, şirketin tamamında geçerli olan saklama, güvenlik ve yapay zekâ ayarlarını tek ekrandan belirler. Ayarlar kişisel tercih değil, şirket politikasıdır; her değişiklik denetim kaydına yazılır.
| Ayar | Ne belirler |
|---|---|
| Karantina güven eşiği | Hangi güven düzeyinin altındaki maillerin karantinaya alınacağını; etkilenecek mailler kaydetmeden önce listelenir. |
| Çöp kutusu saklama süresi | Silinen maillerin kaç gün sonra kalıcı olarak temizleneceğini. |
| Sunucuda saklama | Arşivle doğrulanan eski maillerin posta sunucusundan kaldırılıp kaldırılmayacağını; mailler SmartMail'de kalır, tek tek geri yüklenir. |
| Yapay zekâ payları | Kişilere ayrı yapay zekâ payı tanımlanmasını; tanımlanmayanlar şirketin ortak havuzunu kullanır. |
| Kullanım sayacının görünürlüğü | Yapay zekâ kullanım sayacının çalışanlara gösterilip gösterilmeyeceğini. |
| Kurumsal imzalar | Her kutunun imzasını ve yer tutuculu imza şablonlarını. |
DMARC raporları nasıl okunur ve politika ne zaman sıkılaştırılır?
DMARC ve TLS raporları ham hâliyle XML ve JSON dosyalarıdır; SmartMail bunları her alan adı için tek bir karta çevirir. Kartta son 30 günde alan adınız adına gönderilen maillerin doğrulamadan geçme oranı, günlük grafik, doğrulamadan geçemeyen kaynaklar (IP, DKIM/SPF sonucu, mail sayısı), adınıza doğrulanmış gönderen kaynaklar ve şifreli teslim (TLS) sonuçları yer alır.
Kartın başında somut bir öneri durur. Politika none iken geçme oranı en az 14 gün boyunca %98'in üstündeyse quarantine'e, quarantine iken %99'un üstündeyse reject'e geçiş önerilir; %90'ın altı kritik sayılır. Geçemeyen bir kaynak ya SPF/DKIM kaydına eklenmemiş meşru bir servistir ya da alan adınızı taklit eden biridir; tablo ikisini ayırmanın yerini gösterir.
Hangi posta kutusu ne zaman dolacak?
Kapasite bölümü her kutunun kullanımını, günlük artışını ve bu hızla kotasının kaç günde dolacağını gösterir; en önce dolacak kutu en üsttedir, 14 günün altı kırmızı, 45 günün altı sarı işaretlenir. Son 30 günde gelen ya da giden maili olmayan etkin kutular Kullanılmıyor diye işaretlenir; kota ve lisans kararları tahminle değil ölçümle verilir.
Sistem mailleri bölümü posta sunucusunun kendi mesajlarını tek yerde toplar: teslim edilemeyen mail bildirimleri, izleme uyarıları, DMARC ve TLS raporları, form ve postmaster kutuları. Her mesaj türüne göre sınıflanır, özetlenir ve ham hâliyle arşivde değiştirilmeden saklanır.
Yasal saklama ve KVKK talepleri nasıl karşılanır?
Silinen kutu 30 gün bekler: bir posta kutusu silindiğinde posta sunucusundaki kutu hemen kapanır, SmartMail'deki mailleri ve arşivi 30 gün "Silinmeyi bekleyen kutular" listesinde durur. Bu sürede yönetici kutuyu tek tıkla geri alır (kutu yeniden açılır, mailler arşivden geri yüklenir) ya da adresini yazarak hemen kalıcı olarak siler. Süre dolunca veri kendiliğinden silinir; yasal saklamadaki mailler bu silmenin de dışında kalır.
Yasal saklama: bir kutu ya da tek bir mail, nedeni (dava ya da denetim numarası) yazılarak saklamaya alınır. Saklamadaki mail çöp kutusu boşaltma ve otomatik temizlik dahil hiçbir yoldan kalıcı silinemez; saklamanın kaldırılması da kimin, ne zaman kaldırdığıyla kayıtta kalır.
KVKK dışa aktarma: bir kişinin e-posta adresinin kimden, kime ya da bilgi alanında geçtiği tüm mailler tüm kutularda listelenir; her ham mail kısa süreli bir bağlantıyla doğrudan depodan indirilir ve liste tek dosya olarak alınır. Saklama politikası ise seçilen süreyi aşan mailleri kutu başına raporlar; rapor hiçbir maili silmez. Her işlem denetim kaydına düşer.
E-posta denetim kaydında neler tutulur?
E-posta denetim kaydı, şirketin yapısına dokunan her işlemi tutar: kutu açma ve silme, erişim verme ve geri alma, izin değişikliği, ayar değişikliği, gönderen kuralı ekleme, onaya gönderme ve toplu işlemler. Her satır aktörü, zamanı ve IP adresiyle yazılır.
Kayıt süzülerek okunur; örneğin yalnız politika değişiklikleri ya da yalnız toplu işlemler listelenebilir. Yapay zekânın kendiliğinden yaptığı işlemler bir kişi olarak değil "Sistem" olarak görünür. Kutu parolasının görüntülenmesi de kimin, ne zaman baktığıyla kayda geçer.
Yönetim ekranının açılış sayfası "dikkat gerektirenler önce" ilkesiyle çalışır: acil, uyarı ve bilgi düzeyindeki bulgular üstte, rakamlar altta durur. Her şey yolundaysa bu da açıkça yazılır.
Kutuların ekiplere nasıl açıldığı paylaşımlı posta kutusu yönetimi, gelen maillerin nasıl denetlendiği e-posta güvenliği sayfasında anlatılır.