SmartMail'de yapay zekâ hangi işleri yapar?
SmartMail'de yapay zekâ yedi ayrı iş yapar: özet, ek çözümlemesi, içerik türü, mail hakkında sohbet, yazma yardımı, çeviri ve güvenlik değerlendirmesi. Bir kısmı mail geldiği anda kendiliğinden, bir kısmı kullanıcı istediğinde çalışır.
| Hizmet | Ne yapar | Ne zaman çalışır |
|---|---|---|
| İçerik özeti | Uzun maili ve eklerini tutar, vade ve istenen aksiyonla özetler. | Mail geldiğinde |
| Ek çözümlemesi | Fatura, teklif, sözleşme gibi eklerden taraf, tarih, tutar ve tabloları çıkarır. | Mail geldiğinde |
| İçerik türü | Maili ilk temas, fatura/ödeme, teklif/ihale, resmî, promosyon ya da güncelleme olarak ayırır. | Mail geldiğinde |
| Güvenlik değerlendirmesi | Risk puanı ve gerekçe üretir, gerekirse maili karantinaya alır. | Mail geldiğinde |
| Mail hakkında sohbet | Maile, eklerine ve kurumla geçmiş yazışmalara dair soruları kaynağını göstererek cevaplar. | Kullanıcı sorduğunda |
| Yazma yardımı | Talimattan taslak üretir, yazılan metni iyileştirir, gelen maile yanıt taslağı hazırlar. | Kullanıcı istediğinde |
| Çeviri | Mail gövdesini biçimini koruyarak 30 dile çevirir. | Kullanıcı istediğinde |
Yapay zekâ ile mail özeti nasıl çalışır?
Yapay zekâ ile e-posta özeti, mail geldiği anda kendiliğinden çıkarılır ve mailin yanındaki panelde durur. Bir faturanın tutarını, bir teklifin vadesini ya da bir yazışmanın neye bağlandığını öğrenmek için gövdeyi baştan sona okumak gerekmez. SmartMail mailin ve eklerinin özetini çıkarır; özet, cevap yazarken gözden kaybolmayacağı bir yerde, mailin yanındaki panelde durur.
E-posta özeti üç şeye odaklanır: ne söylendiği, hangi sayıların geçtiği ve sizden ne beklendiği. Ortak kutuda bu, "bu maile kim bakacak" kararını saniyeler içinde verdirir — çünkü kararın dayandığı bilgi zaten ekrandadır.
Kısa maillerde özet üretilmez; zaten bir bakışta okunan metni tekrar etmenin anlamı yoktur. Özet beğenilmediğinde yeniden üretilebilir. Sonuç sabit bir metin değil, istediğiniz an tazeleyebileceğiniz bir okuma yardımıdır.
E-posta ekleri indirmeden nasıl analiz edilir?
E-posta eki analizi, ek açılmadan önce yapılır: her ek yapay zekâ ile okunur ve bir belge kartına dönüşür. Kurumsal yazışmanın asıl bilgisi çoğu zaman gövdede değil ektedir: fatura PDF'i, teklif tablosu, gümrük beyannamesi. SmartMail PDF ve ofis dosyalarının metnini ayrıştırır, içeriğini yorumlar ve alanlarını kart hâlinde çıkarır.
E-posta eki analizinde çıkarılan alanlar, uydurulan değil okunan bilgidir
Belge kartı önce ekin türünü belirler: fatura, teklif, sözleşme, rapor, tablo, dekont ya da sunum. Bir fatura ekinde taraflar, düzenlenme ve vade tarihleri, ara toplam, KDV ve genel toplam, belge numarası ve vergi numarası ayrı ayrı kartlara yazılır. Tablolar, kaç satır oldukları ve hangi sütunları taşıdıklarıyla birlikte listelenir.
Bunun yanında iki pratik başlık daha üretilir: öne çıkanlar — belgenin dikkat çeken yanları — ve yapılması gerekenler. "15 Ekim'e ödeme planına alın" gibi bir madde, faturayı açmadan önce görünür.
Çözümleme bir kez çalışır ve sonucu saklanır; aynı ek ikinci kez açıldığında yeniden hesaplanmaz. Gerektiğinde elle tazelenebilir.
E-postalar kural yazmadan nasıl sınıflandırılır?
Mail sınıflandırma kural yazmadan çalışır; gelen her mail kendiliğinden bir içerik türüne girer: ilk temas, fatura/ödeme, teklif/ihale, resmî, promosyon ya da güncelleme. Bunun için kural tanımlamak, gönderen listesi bakımı yapmak ya da konu satırında kalıp aramak gerekmez.
Tür, klasörden bağımsız bir süzgeç olarak çalışır. Muhasebeye bakan kişi "fatura/ödeme"yi seçip ayın tüm ödeme trafiğini bir arada görür; satın alma ekibi ise "teklif/ihale" ile çalışır. Aynı kutu, iki kişiye iki farklı iş listesi gibi görünür.
Klasik kural tabanlı süzgeçlerin bilinen sorunu, kuralların zamanla eskimesidir: gönderen adresi değişir, konu kalıbı tutmaz olur ve süzgeç sessizce çalışmaz hâle gelir. İçerikten türeyen sınıflandırmada bakım gerektiren bir kural listesi yoktur.
Bir maile soru sormak nasıl çalışır?
"Bu teklifte en pahalı kalem hangisi?", "Vade kaç gün?", "Şartnamede teslim süresi nerede geçiyor?" Bu sorular mailin yanındaki sohbet sekmesinde sorulur. Cevap, o mailin ve eklerinin kendi içeriğinden üretilir.
Sohbet, gerektiğinde mailin ötesine de bakar: aynı yazışmanın önceki maillerini, o kurumla geçmiş yazışmaları ve eklerin tam metnini okuyabilir. Hangi kaynağa baktığı ("yazışma geçmişi", "ek dosya okundu", "kurumla geçmiş" gibi) cevabın yanında açıkça gösterilir; cevabın nereden geldiği hiçbir zaman belirsiz kalmaz.
Sohbet yalnızca kişinin erişimi olan kutuları okur ve ayrı bir izne bağlıdır. Kırk sayfalık bir şartnamede aranan maddeyi bulmak için belgeyi indirip taramak gerekmez; sohbet geçmişi istendiğinde temizlenir.
Sohbet mailin bağlamında yaşar: yazışma değiştiğinde soru da değişir, kutunun dışına taşan ayrı bir modül kurulmaz.
Yapay zekâ mail yazmaya ve çeviriye nasıl yardım eder?
E-posta yazma yardımı üç yoldan çalışır: "toplantıyı ertelediğimizi nazikçe bildir" gibi bir talimattan taslak üretir, yazılmış metni iyileştirir ve gelen bir maile, isteğe bağlı ek talimatla, yanıt taslağı hazırlar. Talimatlar art arda eklenerek taslak adım adım şekillendirilebilir.
Cevap yazarken taslak üretilebilir ya da yazılan metin iyileştirilebilir. Kurumsal yazışmada bu, boş sayfa karşısında geçen zamanı kısaltır; üretilen metin her zaman kullanıcının düzenlemesine açıktır ve kullanıcının onayı olmadan hiçbir şey gönderilmez.
Mail gövdesi, biçimi korunarak 30 dile çevrilebilir. Desteklenen diller şunlardır:
- Almanca
- İngilizce
- Arapça
- Rusça
- Fransızca
- Felemenkçe
- İtalyanca
- İspanyolca
- Bulgarca
- Yunanca
- Rumence
- Sırpça
- Ukraynaca
- Lehçe
- Azerbaycanca
- Farsça
- İbranice
- Çince
- Japonca
- Korece
- Portekizce
- İsveççe
- Çekçe
- Macarca
- Arnavutça
- Hintçe
- Urduca
- Endonezce
- Vietnamca
- Türkçe
Yurt dışı tedarikçiyle çalışan ekiplerde bu, yazışmayı ayrı bir çeviri aracına taşımadan sürdürmeyi mümkün kılar.
Alıntılanan bölümler ayrıştırılır: cevap yazılırken önceki yazışmanın tekrarı metne karışmaz.
Yanıt süresi hatırlatması nasıl çalışır?
Bir maile yanıt süresi konduğunda, süre dolmadan bir saat önce kutuyu görebilen herkese hatırlatma gider. Hatırlatma web panelinde, mobil uygulamada ve işletim sisteminin kendi bildirim alanında aynı anda görünür.
Hatırlatmanın kutuyu gören herkese gitmesi bilinçli bir tercihtir: ortak kutuda işi kimin üstleneceği belli olmayabilir ve bir maili kaçırmanın bedeli ekibin tamamını ilgilendirir. Erteleme ise kişiseldir; bir kişinin ertelemesi başkasının hatırlatmasını susturmaz.
Yapay zekâ e-posta güvenliğine nasıl katkı verir?
Yapay zekâ, kod tabanlı güvenlik ölçümlerinin tamamlayıcısıdır: metnin bütününe bakarak parola isteme, ödeme talebi, kurum taklidi ve aciliyet baskısı gibi işaretleri değerlendirir ve kararını gerekçesiyle yazar. Kesin sonuç vermeyen maillerde içerik, internet üzerinde daha önce bildirilmiş dolandırıcılık yöntemleriyle de karşılaştırılır.
Kullanıcıların karantina düzeltmeleri kaydedilir ve sonraki değerlendirmelerde hesaba katılır; sistem kurumun yazışma düzenini zamanla tanır. Yapay zekânın kendiliğinden yaptığı her işlem denetim kaydında bir kişi olarak değil "Sistem" olarak görünür. Ayrıntılar e-posta güvenliği sayfasındadır.
Aynı yapay zekâ hizmetleri SmartFiles'ta dosyalar için de çalışır: dosyalarla yapay zekâ sohbeti ve belge analizi. Smart360 ailesindeki tüm yapay zekâ hizmetleri Smart360 yapay zekâ sayfasında bir arada anlatılır.
Mobil uygulamada yapay zekâ
İçerik özeti ve ek çözümlemesi SmartMail mobil uygulamasında mailin hemen altında durur; tutar, vade ve IBAN farkı gibi ayrıntılar telefonda da ilk bakışta görünür.
Uzun bir yazışma birkaç satırda nasıl özetlenir?
Birden çok mailden oluşan bir yazışmada Yazışmayı özetle, yapay zekâdan dört şey çıkarır: en güncel durumla biten kısa maddeler, yapılacaklar (kim, ne, hangi tarihe kadar), yazışmada geçen tarihler ve yanıt bekleyen sorular. Aylardır süren bir teklif ya da proje yazışmasına sonradan katılan kişi, zinciri baştan okumadan nerede kalındığını görür.
Özet yalnız kişinin görebildiği kutulardaki maillerden çıkarılır; başka bir ekibin yazışması özetin içine karışmaz. Aynı yazışma için özet saklanır ve yazışmaya yeni mail geldiğinde yenilenir; yapay zekâ hakkı gereksiz yere harcanmaz.
Yapay zekâ kurumunuzun kurallarına göre nasıl sınıflandırır?
Yönetici, ayarlar ekranında üç alana kurumuna özel talimat yazar: güvenlik ("banka hesabı değişikliği bildiren her mail şüphelidir"), sınıflandırma ("gümrük müşavirimizden gelen mailler Resmî sayılır") ve özet ("özette sipariş numarasını yaz"). Talimatlar yapay zekânın istemine doğrudan eklenir: hem her maili ilk elemeden geçiren hızlı sınıflandırıcı hem de ayrıntılı değerlendirmeyi yapan dil modeli bunlara göre karar verir. Kimlik avı, zararlı yazılım ve ödeme dolandırıcılığının açık işaretleri talimatla göz ardı edilmez.
Talimatlar yeni gelen maillere hemen uygulanır. Geçmiş mailleri de yeni talimatlara göre sınıflandırmak için Tüm mailleri yeniden sınıflandır kullanılır: son 30 gün, 90 gün, 1 yıl ya da tüm mailler seçilir; ekran mail sayısını, kurumunuzda ölçülen mail başına ortalamayı ve tahmini toplam maliyeti gösterir, işlem ancak yönetici bu tahmini onaylayınca başlar. Yeni gelen maillerin denetimi öncelikli kalır; riskli bulunan eski maillerin karantinaya taşınması ayrıca seçilir.
Yapay zekâ kullanımı nasıl sınırlanır?
Yapay zekâ kullanımı aylık bir hakla sınırlanır ve bu hak panelde açıkça görünür. Yapay zekâ hakkı dönemsel bir bütçedir ve panelde açıkça görünür: bu ay ne kadarının kullanıldığı ve bütçenin ne zaman yenileneceği sol sütunda yazar. Sürpriz bir duvarla karşılaşılmaz.
Bütçe tükenince ne olur
Hak bittiğinde yapay zekâ işlemleri birlikte durur; panel bunu açıkça gösterir. Yeni dönem başladığında ya da hak artırıldığında işlemler kaldığı yerden sürer.
Yönetici isterse kişilere ayrı bir pay tanımlar; tanımlanmayanlar şirketin ortak havuzunu kullanır. Kullanım sayacının çalışanlara gösterilip gösterilmeyeceği de yönetimden seçilir.
Kod tabanlı güvenlik sinyalleri bütçenin dışındadır: SPF, DKIM, DMARC, benzer alan adı ve bağlantı kontrolleri bütçeden bağımsız çalışmaya devam eder. Bütçe tükense de koruma yerinde kalır.