Paylaşımlı posta kutusu neden ayrı bir yönetim ister?
Paylaşımlı posta kutusu (ortak mail kutusu) ayrı bir yönetim ister. Bir adres ikinci kişiye açıldığı anda üç yeni soru doğar: bu maile kim baktı, cevabı kim yazıyor ve kurum adına kim gönderebilir. Tek kişilik bir kutuda bu soruların cevabı açıktır; ortak bir kutuda cevap ya bir sistemdedir ya da hiçbir yerde.
Pek çok şirkette ortak adresin çözümü, kutunun parolasını ilgili herkese vermektir. Bu kısa vadede çalışır, ama uzun vadede üç sorun bırakır:
- Kimin ne yaptığı ayırt edilemez.
- Ayrılan bir çalışanın erişimini kesmek için parolayı herkes için değiştirmek gerekir.
- Bir kişiye yalnızca okuma yetkisi vermek mümkün olmaz.
SmartMail'de ortak kutu, kişilere ayrı ayrı açılan bir kaynaktır. Herkes kendi kimliğiyle girer, herkes kendi izinleriyle çalışır ve her işlem kişinin adıyla kaydedilir.
Çalışanlar ortak kutuya parola bilmeden nasıl girer?
Çalışanlar ortak kutuya tek kimlikleriyle, yani Smart360 hesaplarıyla girer; kutunun kendi parolasını hiçbir zaman bilmezler. Parolayı kutu açılırken sistem üretir, şifreli saklar ve posta sunucusuyla bağlantıyı kendisi kurar.
Bunun yönetici için karşılığı somuttur: parola dağıtmak, parola sıfırlamak, ayrılan bir çalışan yüzünden bütün ekibin parolasını değiştirmek gibi işler ortadan kalkar. Erişim bir parola değil bir izindir; verilir ve geri alınır. Girişlerin kendisi de Smart360 Security ile korunur.
Kutu parolasına ihtiyaç duyulduğunda, örneğin IMAP/SMTP ek hizmetiyle bir masaüstü posta programı bağlanacaksa, yönetici parolayı görüntüleyebilir. Parola varsayılan olarak gizlidir ve her görüntüleme, kimin ne zaman baktığıyla denetim kaydına yazılır.
Paylaşımlı kutuda kim neyi yapabilir?
Paylaşımlı kutuda her kişinin yapabilecekleri dokuz ayrı izinle belirlenir ve bu izinler kutu başına ayrı ayrı verilir. Aynı kişi satis@ kutusunda yanıt yazabilir, muhasebe@ kutusunda yalnızca okuyabilir. İzinler birbirinden bağımsızdır; biri açılırken diğerleri kendiliğinden açılmaz.
| Kişi ve kutu | Görüntüleme | Yazma ve gönderme | Silme | Etiketleme | Karantina | Yapay zekâ ile yeniden yorumlama | Yapay zekâ sohbeti | Not ekleme | Dikkatini çekme |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Satış uzmanıTam yetkili · satis@ | verildi | verildi | verildi | verildi | verildi | verildi | verildi | verildi | verildi |
Finans asistanıOkur ve not bırakır · muhasebe@ | verildi | verilmedi | verilmedi | verilmedi | verilmedi | verilmedi | verilmedi | verildi | verilmedi |
Verilmiş izinVerilmemiş izin
| İzin | Verildiğinde kişi ne yapabilir |
|---|---|
| Görüntüleme | Kutudaki mailleri listeler ve okur. |
| Yazma ve gönderme | Kutunun adresinden yeni mail yazar, yanıtlar, iletir. |
| Silme | Mailleri çöp kutusuna taşır. |
| Etiketleme | Maillere şirket genelinde ortak etiketler uygular. |
| Karantina | Maili karantinaya alır ya da karantinadan serbest bırakır. |
| Yapay zekâ ile yeniden yorumlama | Güvenlik ve içerik analizini yeniden çalıştırır. |
| Yapay zekâ sohbeti | Mail ve ekleri hakkında yapay zekâya soru sorar. |
| Not ekleme | Maile alıcıya gitmeyen, ekibin gördüğü iç not bırakır. |
| Dikkatini çekme | Bir ekip arkadaşına bu maille ilgili bildirim gönderir. |
İzinlerin tamamı yönetim ekranındaki tek bir matriste görünür. "Bu kişi hangi kutuda ne yapabiliyor" sorusunun cevabı için rapor almak gerekmez; matrisin kendisi rapordur. Ayrıntılar posta kutusu yetkileri ve denetim kaydı sayfasındadır.
Ortak kutular departmana nasıl atanır?
Ortak kutular atama panosunda kişiye ya da departmana atanır. Departmanlar Smart360'ta bir kez tanımlanır ve SmartMail'de doğrudan kullanılır; muhasebe@ kutusunu Muhasebe departmanına atamak, o departmanın üyelerine tek adımda erişim açmak demektir.
Atama panosu eksikleri kendiliğinden gösterir: hiç kimseye atanmamış bir kutu ya da hiçbir kutusu olmayan bir kullanıcı ayrıca uyarı olarak vurgulanır. Pano fareyle sürükle-bırak, dokunmatik ekranda ya da klavyeyle tıkla-tıkla kullanılır.
Erişimin kalkması da aynı özenle işler. Departmandan çıkarılan bir kişinin o departman üzerinden aldığı kutu erişimi kendiliğinden geri alınır; yöneticinin tek tek hatırlaması gerekmez. Atama değişiklikleri, açık olan ekranlara da anında yansır.
Birden çok ortak kutu tek ekrandan izlenebilir mi?
Evet. Kişiye açılan tüm kutuların mailleri "Tüm posta kutuları" görünümünde tek bir listede birleşir; her satırda mailin hangi kutuya geldiği yazar. Yeni mail geldiği anda liste güncellenir ve kullanıcı izin verdiyse tarayıcı bildirimi gösterilir.
Aynı yazışmaya ait mailler konuşma olarak gruplanır, liste gün gün başlıklara ayrılır ve arama bütün klasörleri birlikte tarar. Birden çok maile tek seferde işlem uygulandığında, kişinin izni olmayan mailler atlanır ve kaç tanesinin atlandığı açıkça bildirilir.
Ortak kutuda "bu maile kim baktı" sorusu nasıl cevaplanır?
Ortak kutuda bir mailde kimin ne zaman ne yaptığı, mailin yanındaki etkinlik geçmişinde görünür: kim okudu, kim etiketledi, kim not bıraktı, kim yanıtladı. Ekip arkadaşına ayrı bir kanaldan "baktın mı" diye sormak gerekmez.
Maile alıcıya gitmeyen iç notlar bırakılır; not bir maile, bir kişiye ya da bir kuruma bağlanabilir. Bir ekip arkadaşının dikkati, maili iletmeden, tek tıkla ve isteğe bağlı bir notla o maile çekilir.
Ekip çalışmasının tüm araçları ortak kutuda ekip çalışması sayfasında ayrıntılı anlatılır.
Yeni bir ortak kutu nasıl açılır?
Yeni bir ortak kutu, yalnızca adresin @ öncesi ve kutunun adı yazılarak açılır. Alan adı paketinizden gelir, parolayı sistem üretir, kutu posta sunucusunda o anda oluşturulur ve atama panosunda yerini alır.
Devre dışı bırakma ve silme
Bir kutuyu devre dışı bırakmak geçici ve geri alınabilirdir: senkronizasyon durur, veriler olduğu gibi korunur. Kalıcı silme ise ayrı bir akıştır, geri dönüşü olmadığı açıkça belirtilir ve iki adımlı onay ister.
Merkezi kurumsal imza
Her kutunun imzasını yönetici belirler; kurum dili ve görünümü tek elden korunur. Ad-soyad gibi yer tutucular içeren imza şablonları, bir kutuya uygulandığında o kutunun imzasına dönüşür.
Dağıtım listeleri ve depolama
Sık kullanılan alıcı grupları şirket genelinde dağıtım listesi olarak tanımlanır. Depolama kullanımı kutu başına izlenir; neyin yer kapladığı ve nereden yer açılabileceği ayrı bir ekranda gösterilir.
Kutu sayısı ve depolama alanı paketle birlikte büyür; ihtiyaç arttığında üst pakete geçmek yeterlidir. Kutuların hangi alan adıyla açılacağı alan adı ve DNS kurulumu sayfasında anlatılır.