Paylaşımlı kutu yönetimi
Şirketin tüm kurumsal kutuları tek panelde toplanır. Kullanıcı yalnızca kendisine atanmış kutuları görür — panel ona şirketin tamamını değil, kendi işini gösterir. Birden fazla kutusu olan kişi için hepsini tek akışta birleştiren bir görünüm de vardır. O görünümde her satırda mailin hangi kutuya düştüğü yazar, böylece cevap yazarken yanlış adresten çıkma ihtimali baştan ortadan kalkar. Ayrıntı: paylaşımlı posta kutusu yönetimi.
Kutu eklemek tek adımdır: adres ve ad yeterlidir, parola üretilir ve şifreli saklanır. Yeni bir departman kurulduğunda ayrı bir barındırma ya da kurulum işi çıkmaz; kutu panelden açılır, erişimi aynı ekranda dağıtılır ve o anda kullanılmaya başlanır.
Kutu başına dokuz ayrı izin
Erişim "var/yok" ikilisi değildir. Her kullanıcı için her kutuda dokuz izin birbirinden bağımsız verilir. Muhasebeye bakan kişi kutuyu okuyup cevaplasın ama hiçbir şeyi silmesin; güvenlik sorumlusu karantinayı yönetsin ama yazışmaya karışmasın — bu ayrım izin düzeyinde kurulur.
- Görüntüleme
- Yazma
- Silme
- Etiketleme
- Karantina yönetimi
- Analizi yeniden çalıştırma
- Mail hakkında sohbet
- Not yazma
- Dikkat çekme
Vurgulu iki izin, yeni bir atamada kapalı gelir: silme ve karantina yönetimi. Geri alınması zor olan bu iki yetki, ancak bilinçli olarak istendiğinde açılır.
Kutu bir kişiye atanabileceği gibi bir departmana da atanabilir. Atama anında departmanın üyelerine erişim açılır; kişi departmandan çıktığında erişimi arka planda kendiliğinden geri alınır ve personel değişiminde elle temizlenmesi gereken bir artık kalmaz.
Gelen mailin güvenlik analizi
Her gelen mail üç grup ölçümden geçer. Kimlik grubunda SPF, DKIM, DMARC ve PTR kayıtları SmartMail tarafından yeniden hesaplanır. Yapı grubunda benzer alan adı, marka ve görünen ad taklidi, yanıt adresi ve bağlantı uyuşmazlıkları ölçülür. İçerik grubunda ise metnin bütünü yapay zekâ ile değerlendirilir.
- Gönderen kimliği — SPF, DKIM ve DMARC sonuçları ham başlıklardan okunur. protokol
- Benzer alan adı — kurumun alan adına benzetilmiş gönderici adresleri. protokol
- Reply-To uyuşmazlığı — cevabın gönderenden başka bir adrese gitmesi. protokol
- Yanıltıcı bağlantı — bağlantının görünen metniyle gerçek hedefinin uyuşmaması. içerik
- Yapay zekâ değerlendirmesi — 0–100 arası risk puanı ve puanın gerekçesi. içerik
Sonuç, gönderen adının yanında duran bir rozettir. Rozete tıklandığında hangi sinyallerin riski artırdığı veya güveni desteklediği renkli olarak tek tek görünür. Ürün "bu şüpheli" deyip susmaz, gerekçesini yazar; böylece çalışan yalnızca korunmuş olmaz, bir sonraki benzer maili kendisi de tanımayı öğrenir.
Güven eşiğinin altında kalan mail gelen kutusuna hiç düşmez. Eşik ayarı, karantina ve kalıcı gönderen kararları Güvenlik sayfasında ayrıntısıyla anlatılıyor.
İçeriği anlayan yapay zekâ
Yapay zekâ burada ayrı bir sekme değil, mailin yanında duran bir okuma yardımıdır. Gelen her mail kendiliğinden bir içerik türüne girer — ilk temas, fatura/ödeme, teklif/ihale, resmî, promosyon ya da güncelleme — ve bu, klasörden bağımsız bir süzgeç olarak çalışır; kural yazmak gerekmez. Uzun yazışmanın ve eklerinin özeti çıkarılır. PDF ile ofis dosyalarının metni ayrıştırılıp belge kartına dönüşür. Mail gövdesi, biçimi korunarak 30 dile çevrilebilir; dil listesi yapay zekâ sayfasındadır.
Bunların üzerinde iki etkileşimli yetenek daha bulunur. Mail hakkında sohbet, "bu teklifte kaç kalem var" gibi soruları o mailin ve eklerinin kendi içeriğinden cevaplar. Yazma yardımı ise taslak üretir ve yazılanı iyileştirir.
Yapay zekâ hakkı dönemsel bir bütçedir ve panelde açıkça görünür. Hak bittiğinde yapay zekâ işlemleri birlikte durur ve yeni dönemde ya da hak artırıldığında kaldığı yerden sürer. Kod tabanlı güvenlik sinyalleri her durumda çalışmaya devam eder; bütçe tükense de koruma yerinde kalır. Ayrıntı: yapay zekâ ile mail özeti ve ek analizi.
Ekip içi çalışma
Mailin üzerine ekip notu düşülür ve bu not alıcıya gitmez. Not yalnızca o maile değil, o muhataptan gelen her maile de bağlanabilir: "bu firmayla vade 30 gün" notu, aynı firmadan gelen bir sonraki mailde yeniden görünür. Böylece kurumsal bilgi bir kişinin hafızasında değil, kutunun içinde birikir.
Bir ekip arkadaşının dikkati çekilebilir; kendisine bildirim gider. Kimin ne zaman okuduğu, etiketlediği ve not düştüğü tek bir etkinlik dökümünde toplanır — ortak kutudaki "buna baktı mı, kim cevap yazıyor" sorusunun cevabı mailin yanında durur. Bunlar mail dışına taşan ayrı bir modül değildir: not, dikkat çekme ve etkinlik dökümü her zaman bir mailin bağlamında yaşar. Ayrıntı: ortak kutuda ekip çalışması.
Gönderim denetimi
Kurumsal bir adresten çıkan mail şirketin taahhüdüdür. SmartMail, maili göndermeden önce bir ya da birden çok kişinin onayına sunulmasını sağlar; "herhangi biri" ya da "hepsi" kuralı mail başına seçilir. Bu, yöneticinin herkes için açıp kapattığı bir ayar değildir: kullanıcı, hangi mail için gerek görürse onayı kendisi başlatır.
Onaylayan kişi kararı vermeden önce mailin tamamını görür — hangi kurumsal adresten çıkacağı, alıcıları, eklerin adı ve boyutu, gövdesi kendi biçimiyle birlikte.
Her adım tarih ve saatiyle isteğin geçmişine yazılır. Akışın tamamı, tamamlanamayacak isteklerin nasıl bildirildiği dahil, e-posta onay akışı sayfasında.
Zamanlanmış gönderim
Mail ileri bir tarihe kurulur, kuyrukta bekler ve gönderim anına kadar iptal edilebilir. Mesai dışında yazılan bir mailin sabah dokuzda çıkması ya da bir teklifin belirlenen günde iletilmesi böyle sağlanır.
Gönderim anı geldiğinde yazan kişinin o kutuya erişimi yeniden kontrol edilir. Aradan geçen sürede erişim kalkmışsa mail gitmez; sebebiyle birlikte listede kalır, yani sessizce kaybolmaz. Zamanlama ile onay akışı birlikte kullanılmaz — ikisi ayrı yollardır.
Yönetim ve denetlenebilirlik
Yönetici ekranı şirketin mail düzenini tek yerde toplar. Burada kutular, atamalar, izin matrisi, imzalar ve şablonlar, dağıtım listeleri ve gönderen kuralları yönetilir. Karantina eşiği, çöp kutusu saklama süresi, depolama dağılımı ve kişi bazında yapay zekâ payları da aynı ekrandadır. Çalışanlar ve departmanlar Smart360 panelinden bir kez tanımlanır; SmartMail onlara kutu erişimi açar.
Denetim kaydı ayrı bir bölümdür. Kutu açma, erişim verme, ayar değiştirme, onaya gönderme ve gönderen kuralı ekleme gibi her anlamlı işlem; aktörü, zamanı ve IP adresiyle birlikte yazılır. "Bu ayarı kim değiştirdi" sorusu aylar sonra da cevaplanabilir. Ayrıntı: posta kutusu yetkileri ve denetim kaydı.
Alan adı ve DNS kurulumu
Alan adı ve DNS kurulumunu Smart360 ekibi sizin için yapar: MX, SPF, DKIM, DMARC, MTA-STS ve TLS-RPT kayıtları hazırlanır, doğrulanır ve alan adı etkinleştirilir. Siz panelden alan adlarınızı görüntülersiniz.
MTA-STS politika adresi sertifikasıyla birlikte sizin yerinize kurulur, DMARC raporları otomatik toplanıp arşivlenir. Paketinize göre birden çok alan adı aynı hesapta yönetilir. Ayrıntı: alan adı ve DNS kurulumu.
Yanıt süresi hatırlatması
Bir maile yanıt süresi konduğunda, süre dolmadan bir saat önce kutuyu gören herkese web panelinde, mobil uygulamada ve işletim sisteminin bildirim alanında hatırlatma gider.
Arşiv, depolama ve geri yükleme
Her mail ham hâliyle ve ekleriyle birlikte arşivlenir. Arşivle birebir doğrulanan eski mailler posta sunucusundan kaldırılabilir; SmartMail'de görünmeye devam eder ve istendiğinde tek tek geri yüklenir. Böylece posta sunucusu şişmez ve kutular hızlı kalır.
Depolama kullanımı kutu başına izlenir, doluluk arttıkça kademeli uyarılar verilir. "Yer aç" ekranı neyin yer kapladığını gösterir. Silinen mailler çöp kutusunda yöneticinin belirlediği süre kadar bekler.
25 MB'ı aşan dosyalar, 250 MB'a kadar, eke değil güvenli bir indirme bağlantısına dönüştürülerek gönderilir.
Mobil uygulama ve bildirimler
SmartMail mobil uygulaması gelen kutusunu, mail okuma ve yazmayı, onay bekleyenleri, zamanlanmış mailleri ve yanıt sürelerini telefona taşır. Birden çok şirket hesabı aynı uygulamada tutulur; hesap, masaüstündeki açık oturumdan QR kodla eklenebilir. Okuma ekranı web paneliyle aynı düzendedir: gruplu konuşmalar alt alta açılır, Özet & Künye sekmesinde gönderen, iş takibi, ekler ve kısa özet bir arada durur, ekler dosya türü simgesi ve indirme düğmesiyle listelenir; önemli bir maili sabitlemek klasörün/kutunun en üstünde ayrı bir bölümde tutar. Arama kutusu gönderen:/kime:/konu:/ek:/önce:/sonra: operatörleriyle daraltılır, yanındaki "?" düğmesi operatör listesini gösterir.
Bahsetmeler, iş atamaları, takip ve son tarih hatırlatmaları ile takvim hatırlatmaları tek bir bildirim merkezinde toplanır. Bu merkez web panelinde de aynıdır ve geçmişe doğru kaydırılarak incelenir. Yeni mail anlık bildirimle gelir, onay istekleri ise kendi menüsünde listelenir.
Smart360 ekosistemiyle tek kimlik
SmartMail, Smart360 ürün ailesinin bir parçasıdır. Çalışanlar SmartMail'e ve SmartFiles'a aynı kimlikle girer; kullanıcılar, departmanlar ve paketler Smart360 panelinden tek yerden yönetilir. SmartFiles'taki dosyalar SmartMail üzerinden gönderilir.
SmartMail'in standart e-posta servislerinden ayrıştığı noktalar karşılaştırma tablosunda satır satır listelenir.
Önemli maili sabitlemek
Sık dönülmesi gereken bir mail listede sabitlenir; sabitlenen mailler açık olunan klasörün, kutunun ve süzgecin en üstünde ayrı bir bölümde durur, aşağı kaydırmaya gerek kalmaz. Sabitleme kutunun tamamı için geçerlidir; paylaşımlı kutularda herkes aynı sabitlenmiş maili görür.
Klavye kısayollarıyla gezinme
Fareyi bırakmadan mail listesinde gezinmek için klavye kısayolları kullanılır: j/k ile sonraki/önceki maile geçilir, e arşivler, u okundu/okunmadı işaretler, / aramaya odaklanır. Kısayollar yalnızca bir yazı alanında değilken ve açık bir pencere yokken çalışır; ? tam listeyi gösterir.
İnce ayarlı bildirim tercihleri
Yeni mail sesi, masaüstü bildirimi ve onay isteği sesi birbirinden bağımsız olarak açılıp kapatılır. Kapatılan bildirim türü mail listesinde ve bildirim merkezinde görünmeye devam eder; yalnızca ses ya da masaüstü uyarısı kesilir. Tercih kişiye özeldir, kutuyu paylaşan diğer kullanıcıları etkilemez.
Gelişmiş arama operatörleri
Arama kutusuna gönderen:, kime:, konu:, ek:var/ek:yok, önce: ve sonra: operatörleri yazılarak arama daraltılır; hepsi serbest kelimeyle birlikte ve aynı anda kullanılabilir. Operatör yazılmazsa arama eskisi gibi çalışmaya devam eder.
Paylaşılan taslak çakışma uyarısı
Sunucudaki bir taslağı paylaşımlı bir kutuda birden fazla kişi ayrı ayrı açtığında yazma penceresinde uyarı bandı görünür: biri hâlâ aynı taslağı düzenliyorsa sarı, biri az önce gönderip/silmişse kırmızımsı. İkinci uyarı, açık duran diğer pencerede sayfa yenilenmeden anında belirir.
@mention ile satır içi yanıt
Ekip notu yazarken bir arkadaşınızın adını @ ile yazmaya başlayınca, o kutuyu görebilen kişiler arasından öneriler çıkar. Seçtiğinizde adı nota eklenir ve notu kaydettiğinizde o kişiye bildirim gider - ayrı bir "dikkatini çek" adımına gerek kalmaz.
Birden fazla maili birden devretmek
Listede birden fazla mail seçip Devret'e tıklayarak hepsinin sahibini tek seferde değiştirebilirsiniz - izne çıkarken ya da bir müşteriyi devrederken mailleri tek tek atamaya gerek kalmaz. Farklı posta kutularından mailler seçilmişse her kutu ayrı kontrol edilir; yetkisiz ya da hedef kişinin erişemediği kutulardaki mailler atlanır ve kaçının atlandığı bildirilir.
Takvim öğesi: tek tıkla takvime ekle
Toplantı davetleri (yaygın takvim uygulamalarının gönderdiği .ics dosyaları) ek olarak sayılmaz; mailin üstünde Takvim Öğesi kartı olarak belirir ve posta listesinde ataç yerine takvim simgesiyle görünür. Takvime ekle etkinliği başlığı, tarihi ve yeriyle takviminize işler; Yanıt taslağı oluştur yazma penceresini davetin düzenleyicisine adreslenmiş, konusu ve metni hazır olarak açar.
Hızlı yanıt önerileri
Bir maili açıp Hızlı yanıt önerileri'ne tıkladığınızda, yapay zekâ mailin içeriğine göre 2-3 kısa yanıt seçeneği hazırlar; birini seçmek o metinle önceden doldurulmuş bir yanıt penceresi açar. Aynı öneriler yazma penceresindeki Yapay zekâ ile yaz panelinde de belirir - gövde boşken bir maile yanıt yazmaya başladığınızda otomatik gelir, tek tıkla gövdeye yazılır.
Odaklı gelen kutusu
Gelen kutusundaki Odaklı anahtarı açıkken yalnız kişilerle yazışmalar görünür; bültenler, kampanyalar ve otomatik bildirimler gizlenir, anahtar kapatılınca hepsi görünür, hiçbir mail silinmez. Ayrım çoğunlukla yapay zekâya gitmeden yapılır: yazışma geçmişi, maildeki abonelik ve toplu gönderim işaretleri ve gönderici adresi okunur. Kararsız kalan mail Odaklı'da tutulur. Odaklı'nın okunmamış sayısı her zaman görünür; telefon bildirimi ve yeni mail sesi yalnız Odaklı mailler için gelir. Yanlış ayrılan bir gönderici, okuyucu menüsünden şirket genelinde bir kez düzeltilir. Ayrıntılar: Odaklı gelen kutusu.
Doğru saat: mailin size ulaştığı an
Gelen mailin listede ve okuma alanında görünen saati, mailin size ulaştığı andır; gönderen bilgisayarın saati yanlış ayarlı olsa bile mail listede gelecekten gelmiş gibi görünmez ve sıralama bozulmaz. Göndericinin kendi saati ve saat dilimi de saklanır; ulaşma saatinden belirgin farklıysa ya da gönderici başka bir saat dilimindeyse okuma alanında ayrıca gösterilir. Ayrıntılar: Gelen maili okumak.
Sağ tık menüsü: her işlem bir tık uzakta
Listede bir maile sağ tıklayınca okuma alanında yapılabilen her şey tek menüde çıkar: açmak, yeni sekmede açmak, yanıtlamak, iletmek, okundu işaretlemek, sabitlemek, etiketlemek, arşivlemek, karantinaya almak, göndericinin tüm maillerini göstermek ya da Odaklı kuralı koymak, adres ve konu kopyalamak, silmek. Birden çok mail seçiliyken menü seçilenlerin hepsine uygulanır; ek kartlarında önizleme ve indirme de sağ tıkla gelir. Menüde yalnız o posta kutusunda yetkili olunan işlemler görünür; klavyede Shift+F10 aynı menüyü açar. Ayrıntılar mail listesi belgesinde.
Panelin gerçek hâlinden kareler
Aşağıdakilerin tamamı ürünün kendi arayüzünden alındı. Ekranı asıl şekillendiren de bunlardır: hangi görünümde çalıştığınız, mailin nasıl okunduğu ve panelin göze nasıl geldiği.
SmartMail belgeleri
Kurulumdan günlük kullanıma, SmartMail'de yapılan her iş adım adım anlatılır: SmartMail belgeleri.