Üretim ve ihracat firmaları için e-posta güvenliği
İhracat firması e-posta güvenliği, farklı ülkelerden gelen yabancı dildeki yazışmaların anlaşıldığı, sahte IBAN ve sahte sipariş maillerinin yakalandığı, büyük teknik dosyaların güvenle gönderildiği bir düzene dayanır. SmartMail bu düzeni gerekçeli güvenlik analizi, 30 dile çeviri ve 250 MB'a kadar dosya bağlantısıyla kurar.
İhracat yapan firmaların e-posta sorunu nedir?
Üretici ve ihracatçı bir firmanın gelen kutusu dünyaya açıktır. Yeni bir alıcıdan gelen ilk sipariş, bir acentenin navlun teklifi, bir bankanın akreditif bildirimi, bir müşterinin kalite şikâyeti… Bu yazışmaların önemli bir kısmı yabancı dilde, farklı saat dilimlerinden ve daha önce hiç tanınmayan gönderenlerden gelir. Bu açıklık, dolandırıcılar için de verimli bir alan yaratır.
Sektörde en sık görülen riskler şunlardır:
- Sahte IBANUzun süredir çalışılan bir alıcının ya da tedarikçinin adresine benzeyen bir adresten "banka hesabımız değişti" maili gelir. Ödeme yeni hesaba yapıldığında para geri alınamaz.
- Araya giren yazışmaDolandırıcı gerçek bir yazışmanın içine girer; teklif, proforma ve ödeme aşamasında banka bilgisini değiştirir. Mail zinciri tanıdık göründüğü için fark edilmesi zordur.
- Sahte sipariş ve numune talepleriTanınmış bir firma adına gelen büyük bir sipariş, sahte bir sipariş formu ya da zararlı bir ek içerebilir.
- Dil bariyeriAna dili olmayan bir dildeki mailde alışılmadık bir ifade ya da aciliyet baskısı daha zor fark edilir.
- Büyük dosyalarTeknik çizimler, katalog ve kalite belgeleri ek boyut sınırını aşar; çalışanlar kontrolsüz paylaşım araçlarına yönelir.
Sahte IBAN ve araya giren yazışma nasıl yakalanır?
SmartMail her gelen maili kimlik, yapı ve içerik açısından ölçer. Gönderen alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtları yeniden hesaplanır. Bildiğiniz bir firmanın alan adına benzetilmiş adresler, görünmeyen karakterler içeren alan adları ve görünen ad taklidi ayrı ayrı işaretlenir. Mailin bir adresten gelip cevabın başka bir adrese gitmesi, araya giren yazışmanın tipik izidir; bu durumdaki mail doğrudan karantinaya alınır.
Sonuç, gönderen adının yanında duran bir rozettir; hangi sinyalin kaç puan etkilediği tıklanınca görünür. Güven eşiğinin altındaki mail gelen kutusuna düşmez.
Alıcı ve tedarikçi bilgileri kutuda yazılı kalır: "Bu firmanın banka bilgisi değişikliği yalnızca imzalı yazıyla kabul edilir" gibi bir not, firmaya bağlanır ve o firmadan gelen her yeni mailde yeniden görünür. Hesap değişikliği bildiren her maili, daha önce kayıtlı bir telefonla teyit etmek firma içi bir kural olarak da yazılmalıdır.
Yabancı dildeki yazışmalar nasıl yönetilir?
SmartMail'de mail gövdesi, biçimi korunarak 30 dilden birine çevrilebilir. Tablolar, listeler ve vurgular çeviride yerinde kalır; bir proformanın kalemleri okunabilir kalır.
Uzun yazışmaların içerik özeti ve eklerin belge kartı, belgenin ne olduğunu, taraflarını, tarihlerini ve öne çıkan maddelerini Türkçe gösterir. Mail hakkında sohbet ile "Bu teklifte teslim şekli nedir?", "Ödeme koşulu ne yazıyor?" gibi sorular o mailin ve eklerinin içeriğinden cevaplanır.
Cevap yazarken yazma yardımı taslak üretir ve yazılanı iyileştirir; yabancı dildeki bir müşteriye yazılacak cevabın tonu ve dili gönderilmeden önce gözden geçirilebilir.
Teknik dosyalar ve saat farkı nasıl yönetilir?
25 MB'ı aşan teknik çizim, katalog ya da video, 250 MB'a kadar, ek yerine güvenli bir indirme bağlantısı olarak gönderilir. Alıcının dosyayı indirmek için hesap açması gerekmez; bağlantı tahmin edilemeyen bir anahtar taşır ve gönderilen maille ilişkilendirilir. Çalıştırılabilir dosya türleri hem ek hem bağlantı olarak engellenir.
Farklı saat dilimindeki müşterilere mail, zamanlanmış gönderimle alıcının mesai saatine kurulur ve gönderim anına kadar iptal edilebilir. Gönderim anı geldiğinde yazan kişinin kutuya erişimi yeniden kontrol edilir.
Teklif ve sipariş yazışmalarında kontrol nasıl sağlanır?
Fiyat teklifleri ve proformalar, gönderilmeden önce satış müdürünün ya da finansın onayına sunulabilir. Onaylayan kişi mailin tamamını görür; değişiklik isterse ne değişmesi gerektiğini yazmak zorundadır. Gelen mailler içerik türüne göre ayrıldığı için teklif ve ihale yazışmaları ayrı süzülür.