Mali müşavirler ve muhasebe büroları için e-posta düzeni
Mali müşavir e-posta düzeni, onlarca mükelleften gelen belge ve talimatın doğru kişiye ulaştığı, sahte ödeme talimatlarının gelen kutusuna düşmeden yakalandığı ve her mükellefin bilgisinin kutuda yazılı kaldığı bir yapıdır. SmartMail bunu gerekçeli güvenlik analizi, mükellefe bağlı ekip notları ve içerik türüne göre ayrılan gelen kutusuyla sağlar.
Muhasebe bürolarının e-posta sorunu nedir?
Bir muhasebe bürosu her gün yüzlerce mail alır: mükelleflerden faturalar ve dekontlar, bankalardan bildirimler, kamu kurumlarından yazılar, beyanname dönemlerinde hatırlatmalar. Bu yoğunlukta üç sorun öne çıkar.
Sahte ödeme talimatları. Muhasebe büroları ödeme sürecinin tam ortasında durduğu için dolandırıcıların hedefindedir. Tipik senaryo şöyledir: bir tedarikçinin ya da mükellefin adresine çok benzeyen bir adresten "banka hesabımız değişti, ödemeleri yeni IBAN'a yapın" maili gelir. Mail tanıdık bir imza taşır, dili düzgündür ve bir fatura ekler. Bu mailin bir kez gözden kaçması, geri dönüşü çok zor bir kayıp demektir.
Belgelerin kaybolması. Mükellef bir faturayı gönderir, ama mail bir çalışanın kişisel kutusunda kalır; beyanname dönemi geldiğinde belge aranır ve bulunamaz.
Bilginin kişiye bağlı kalması. "Bu mükellef faturalarını ayın 5'inde toplu gönderir", "Bu firmanın ödemeleri ortaktan onaylı yapılır" gibi bilgiler tek bir çalışanın hafızasındadır; o kişi izne çıktığında ekip aynı soruları yeniden sorar.
Sahte ödeme talimatı nasıl yakalanır?
SmartMail her gelen maili üç grup ölçümden geçirir ve sahte ödeme talimatlarında sık görülen işaretleri tek tek puanlar:
- Benzer alan adıBir harfi değiştirilmiş, görünmeyen karakter içeren ya da farklı uzantılı bir adres, bildiğiniz bir firmanın adresini taklit ediyorsa işaretlenir.
- Yanıt adresi uyuşmazlığıMail bir adresten gelip cevabın başka bir adrese gitmesi, ödeme dolandırıcılığının en tipik izidir; SmartMail'de bu durumdaki mail doğrudan karantinaya alınır.
- Kimlik doğrulamaGönderen alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtları SmartMail tarafından yeniden hesaplanır.
- Ücretsiz hesaptan kurumsal kimlikKurumsal bir firma adına ücretsiz bir posta hesabından yazılması ayrı bir sinyaldir.
- İlk temasDaha önce hiç yazışılmamış bir adresten gelen ödeme talebi, düzenli yazıştığınız bir adresten gelenle aynı değerlendirilmez.
Sonuç, gönderen adının yanında duran bir rozettir; tıklandığında hangi sinyalin kaç puan etkilediği görünür. Güven eşiğinin altındaki mail gelen kutusuna düşmez, karantinaya alınır.
Teknik kontroller tek başına yeterli değildir; büro içinde şu kural da yazılı olmalıdır: hesap bilgisi değişikliği bildiren her mail, mükellefin daha önce kayıtlı telefon numarası aranarak teyit edilir. Bu teyit, ekip notu olarak mailin yanına yazıldığında kayda da geçer.
Mükellef bilgisi kutuda nasıl kalır?
SmartMail'de ekip notu yalnızca bir maile değil, gönderen adrese ya da gönderen firmaya bağlanabilir. "Bu firmanın ödemeleri iki imzayla yapılır, IBAN değişikliği için ortağı arayın" notu, o firmadan gelen her yeni mailde yeniden görünür. Notlar alıcıya gitmez; yalnızca kutuya erişimi olan ekip görür.
Gelen mailler içerik türüne göre kendiliğinden ayrılır: ilk temas, fatura/ödeme, teklif/ihale, resmî, promosyon ve güncelleme. Fatura ve dekont mailleri tek bir süzgeçte toplanır; banka ve kurum bildirimleri müşteri yazışmalarını gölgelemez.
Eklerdeki PDF ve ofis dosyalarının metni belge kartına dönüştürülür; faturanın tarafları, tarihleri ve tutarları eki açmadan görünür. Bağlayıcı rakamlar yine ekin kendisinden kontrol edilmelidir.
Beyanname dönemlerinde iş nasıl paylaşılır?
Ortak kutu mükellef gruplarına göre paylaştırılabilir; bir maili ekip arkadaşına iletmek yerine dikkati çekilir ve kendisine bildirim gider. Son tarihli işlere yanıt süresi konur; süre dolmadan bir saat önce kutuyu gören herkese hatırlatma gider. Her çalışanın kutudaki yetkisi ayrı ayarlanır; silme izni yeni atamalarda kapalı gelir.