Klinikler ve sağlık kuruluşları için kurumsal e-posta
Klinik kurumsal e-postası, hasta yazışmalarının yalnızca ilgili birimdeki yetkili çalışanlarca görülebildiği, kimin neye eriştiğinin kayıt altında olduğu ve hassas bilginin yanlış kişiye gitmeden kontrol edilebildiği bir düzen gerektirir. SmartMail bu düzeni kutu başına izinler, departman ataması, gönderim onayı ve denetim kaydıyla kurar.
Sağlık kuruluşlarında e-posta neden hassastır?
Bir klinik, poliklinik ya da laboratuvar e-posta ile randevu talepleri, tahlil sonuçları hakkında sorular, sigorta şirketleriyle yazışmalar ve tedarikçi siparişleri yürütür. Bu yazışmaların önemli bir kısmı sağlık verisi içerir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesi sağlık verilerini özel nitelikli kişisel veri olarak sayar ve bu verilerin işlenmesinde ek önlemler öngörür. Bu sayfa genel bilgi verir, hukuki tavsiye niteliği taşımaz; kurumunuzun yükümlülükleri için uzmanınıza danışın.
Günlük pratikte en sık görülen riskler şunlardır:
- Herkesin her yazışmayı görmesiTek bir ortak kutuyu kullanan resepsiyon, muhasebe ve hekimler, birbirlerinin işini ilgilendirmeyen hasta yazışmalarını da görür.
- Yanlış alıcıAdres tamamlama yüzünden bir hastanın bilgisi, aynı isimli başka bir hastaya ya da yanlış bir kuruma gidebilir.
- Ayrılan çalışanın erişimiOrtak kutu parolası paylaşıldığında, işten ayrılan bir çalışan kutuya erişmeye devam edebilir.
- Kayıt eksikliğiBir hasta, bilgilerine kimlerin eriştiğini sorduğunda cevap verilemez.
- Sahte kurum mailleriSigorta şirketi, laboratuvar ya da kamu kurumu adına gelen sahte mailler, kimlik bilgisi ya da ödeme talep edebilir.
Hasta yazışmalarında erişim nasıl sınırlanır?
SmartMail'de her birim kendi kutusunu kullanabilir: randevu, laboratuvar, muhasebe ve hasta ilişkileri ayrı kutularda tutulur. Her çalışan yalnızca kendisine atanmış kutuları görür. Erişim kutu başına dokuz ayrı izinle verilir: görüntüleme, yazma, silme, etiketleme, karantina yönetimi, analizi yeniden çalıştırma, mail hakkında sohbet, not yazma ve dikkat çekme. Resepsiyon çalışanı randevu kutusunu okuyup cevaplayabilir ama laboratuvar yazışmalarını hiç görmez. Silme ve karantina yönetimi izinleri yeni atamalarda kapalı gelir.
Kutular kişiye değil departmana atanabilir. Departmana katılan çalışan erişimi otomatik alır; departmandan ayrılanın erişimi kendiliğinden kalkar. Kutu parolaları sistem tarafından üretilir, şifreli saklanır ve çalışanlarla paylaşılmaz; herkes kendi kimliğiyle girer. İşten ayrılan kişi için parola değiştirmek gerekmez.
Kimin neye eriştiği nasıl kayıt altına alınır?
Yönetici tarafındaki her anlamlı işlem — kutu açma, erişim verme, izin değiştirme, ayar değiştirme — yapanın kimliği, zamanı ve IP adresiyle denetim kaydına yazılır. Her mailin etkinlik dökümünde kimin ne zaman okuduğu, not düştüğü ve etiketlediği görünür. "Bu hastanın yazışmasına kimler baktı?" sorusu mailin kendisinden cevaplanır.
Hassas bilgi yanlış kişiye gitmeden nasıl kontrol edilir?
Her gönderimden önce açılan önizleme ekranında alıcılar, gönderen kutu, ekler ve gövde bir arada görünür. Tahlil sonucu ya da rapor gibi hassas belgeler içeren mailler, gönderilmeden önce sorumlu hekimin ya da birim sorumlusunun onayına sunulabilir. Onaylayan kişi mailin tamamını görür; değişiklik isterse ne değişmesi gerektiğini yazmak zorundadır.
Hasta hakkındaki iç notlar hastaya giden maile yazılmaz; ekip notu olarak mailin yanında durur ve alıcıya gitmez.
Sahte kurum mailleri nasıl yakalanır?
SmartMail her gelen maili kimlik, yapı ve içerik açısından ölçer. Gönderen alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtları yeniden hesaplanır; kurum adına benzetilmiş adresler, görünen ad taklidi, yanıtın başka bir adrese gitmesi ve yanıltıcı bağlantılar ayrı ayrı işaretlenir. Çalıştırılabilir ekler tehlikeli sayılır. Şüpheli mail gelen kutusuna düşmeden karantinaya alınır ve gerekçesi yazılır.