Hukuk büroları için kurumsal e-posta

Hukuk bürolarında e-posta neden ayrı bir özen ister?

Bir hukuk bürosunun e-posta kutusunda müvekkillerin en hassas bilgileri durur: dava dosyaları, sözleşme taslakları, uzlaşma teklifleri, kişisel ve ticari sırlar. Avukatın sır saklama yükümlülüğü (1136 sayılı Avukatlık Kanunu, madde 36) yazışmaları da kapsar; kişisel verilerin korunması ise 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde ayrıca önem taşır. Bu sayfa genel bilgi verir, hukuki tavsiye niteliği taşımaz.

Gündelik pratikte en sık karşılaşılan riskler şunlardır:

1. Herkesin her dosyayı görmesiBüroda ortak bir kutu kullanıldığında, bir stajyer ya da yeni katılan bir çalışan, ilgisi olmayan müvekkillerin yazışmalarına da erişebilir.
2. Yanlış alıcıAdres tamamlama özelliği yüzünden karşı taraf vekiline gitmesi gereken mail, aynı isimli başka bir kişiye gidebilir; müvekkile gidecek iç değerlendirme karşı tarafa ulaşabilir.
3. Kontrolsüz giden metinBir uzlaşma teklifinin rakamı ya da bir ihtarnamenin süresi, kıdemli avukatın görmeden gönderilebilir.
4. Kayıt eksikliğiAylar sonra "bu belge karşı tarafa ne zaman, kim tarafından gönderildi?" sorusu cevapsız kalabilir.
5. Sahte ödeme talimatlarıTahsilat ve emanet hesaplarıyla çalışan bürolar, IBAN değişikliği bildiren sahte maillerin hedefi olabilir.

Gizli yazışmalar nasıl korunur?

SmartMail'de her çalışan yalnızca kendisine atanmış kutuları görür. Erişim kutu başına dokuz ayrı izinle verilir: görüntüleme, yazma, silme, etiketleme, karantina yönetimi, analizi yeniden çalıştırma, mail hakkında sohbet, not yazma ve dikkat çekme. Bir stajyere yalnızca görüntüleme ve not yazma izni verilebilir; silme ve karantina yönetimi yeni atamalarda kapalı gelir.

Büro, dava ekiplerine göre ayrı kutular açabilir; kutu bir departmana atandığında ekibe katılan avukat erişimi otomatik alır, ekipten ayrılanın erişimi kendiliğinden kalkar. Kutu parolaları çalışanlarla paylaşılmaz; herkes kendi kimliğiyle girer.

Dosya hakkındaki iç değerlendirmeler, müvekkile ya da karşı tarafa giden maile yazılmaz; ekip notu olarak mailin yanında durur ve alıcıya gitmez. Not, o müvekkilden gelen sonraki maillerde de görünecek şekilde gönderen adrese ya da kuruma bağlanabilir.

Karşı tarafa giden mail gönderilmeden nasıl kontrol edilir?

Kritik yazışmalarda SmartMail'in gönderim onayı kullanılır. Mail yazan avukat ya da çalışan, gönder yerine onaya gönder der ve bir ya da birkaç onaylayıcı seçer; birden çok onaylayıcıda "herhangi biri" ya da "hepsi" kuralı mail başına belirlenir. Onaylayan kişi mailin tamamını görür: hangi kurumsal adresten çıkacağı, alıcılar, ekler ve gövde. Onaylarsa mail gider; revizyon isterse ne değişmesi gerektiğini yazmak zorundadır; reddederse istek kapanır.

Bu akış özellikle uzlaşma teklifleri, ihtarnameler ve sözleşme taslakları için uygundur: kıdemli avukatın görmediği bir metin büroyu temsil etmez.

Her gönderimden önce açılan önizleme ekranında alıcılar, gönderen adres, imza ve ekler bir arada görünür; yanlış alıcı son anda fark edilir.

Yazışmanın kaydı nasıl tutulur?

Onay isteğinin her adımı tarih ve saatiyle kayda geçer; revizyon sürümleri de saklanır. Yönetici tarafında kutu açma, erişim verme ve ayar değiştirme gibi işlemler, yapanın kimliği, zamanı ve IP adresiyle denetim kaydına yazılır. Her mailin etkinlik dökümünde kimin okuduğu, not düştüğü ve etiketlediği görünür.

Her mail ham hâliyle ve ekleriyle birlikte arşivlenir. Böylece bir belgenin hangi haliyle gönderildiği ya da alındığı sonradan da gösterilebilir.

Sahte ödeme talimatlarına karşı ne yapılır?

SmartMail her gelen maili kimlik, yapı ve içerik açısından ölçer: gönderen alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtları yeniden hesaplanır; büronun ya da müvekkilin alan adına benzetilmiş adresler, görünen ad taklidi ve yanıtın başka bir adrese gitmesi ayrı ayrı işaretlenir. Şüpheli mail gelen kutusuna düşmeden karantinaya alınır ve gerekçesi yazılır. Hesap bilgisi değişikliği bildiren her maili, kayıtlı bir telefonla teyit etmek büro içi bir kural olarak da yazılmalıdır.

Sık sorulan sorular

Stajyerler tüm müvekkil yazışmalarını görebilir mi?

Hayır. SmartMail'de her çalışan yalnızca kendisine atanmış kutuları görür ve her kutuda izinleri ayrı ayrı verilir.

Karşı tarafa giden bir maili kıdemli avukat onaylamadan göndermemek mümkün mü?

Evet. Mail onaya gönderildiğinde, onaylayıcının onayı olmadan gitmez. Onaylayıcı değişiklik isterse gerekçesini yazmak zorundadır.

Bir belgenin karşı tarafa ne zaman gönderildiği sonradan gösterilebilir mi?

Evet. Giden mailler ekleriyle birlikte arşivlenir; onay akışındaki her adım tarih ve saatiyle kayıtlıdır.

İç notlar müvekkile gider mi?

Hayır. Ekip notları alıcıya gönderilmez; yalnızca kutuya erişimi olan ekip üyeleri görür.