SmartMail hakkında sık sorulan sorular
SmartMail kurulumu, posta kutuları, izinler, güvenlik analizi, yapay zekâ kullanımı ve paketler hakkında sık sorulan soruların yanıtları.
Genel ve satın alma
SmartMail nedir?
SmartMail, kurumların ortak ve kişisel posta kutularını tek bir web panelinden yöneten, yapay zekâ destekli kurumsal e-posta hizmetidir. Gelen her maili SPF, DKIM ve DMARC ile denetler, her posta kutusu için dokuz ayrı izin tanımlar ve kurum adına çıkacak mailleri gönderimden önce onaya sunabilir.
SmartMail ne kadar, nasıl satın alınır?
SmartMail tek pakettir ve posta kutusu başına aylık fiyatlandırılır; her kutuda alan ve yapay zekâ hakkı bulunur, tüm özellikler dahildir. Güncel fiyat ve ek paketler Paketler sayfasındadır. Satın al ile kutu sayısını seçip ödemeyi yaparsınız; fiyatlar KDV hariçtir ve yıllık faturalanır. Kurulum bedeli yoktur.
Kurulum için altyapı çalışması gerekiyor mu?
Gerekmez. SmartMail bulutta çalışır; kurumda kurulacak bir sunucu ya da bakımı üstlenilecek bir yazılım bulunmaz. Kurumsal kutular panelden tanımlanır; adres ve ad yeterlidir.
Alan adınızın DNS kayıtlarını Smart360 ekibi hazırlar ve kurar.
Kaç posta kutusu ve ne kadar alan kullanılabilir?
Kutu sayısını siz seçersiniz. Her kutu pakete alan ve aylık yapay zekâ hakkı ekler; alan kurum içinde ortak kullanılır; değerler Paketler sayfasında yazar. Daha fazla alan ya da yapay zekâ tokeni gerekirse ek paketler alınır; kutu ve ek paketler Smart360 kurum panelindeki Satın almalar ekranından eklenir.
SmartMail ile SmartFiles birlikte kullanılabilir mi?
Evet. İki ürün aynı kimlikle kullanılır ve Smart360 panelinden birlikte yönetilir. SmartFiles kullanan kurumlarda bir mailin eki tek tıkla SmartFiles'a kaydedilir; kişi, yazma yetkisi olan alanlar arasından hedefi ve isterse klasörü seçer, yöneticinin belirlediği bir alan varsa önceden seçili gelir. SmartFiles'taki dosyalar SmartMail üzerinden gönderilir.
E-posta ekleri SmartFiles'a nasıl gelir?
SmartMail'de ek kartındaki SmartFiles'a kaydet ile; açılan pencerede kişi yazma yetkisi olan bir alanı ve isterse bir klasörü seçer. Kişiye kapalı klasörler listede görünmez.
Posta kutuları ve yetkiler
Çalışanlar ortak kutunun parolasını bilmek zorunda mı?
Çalışanlar ortak kutuya kendi Smart360 kimlikleriyle girer; kutunun parolasını bilmeleri gerekmez. Parolayı sistem üretir ve şifreli saklar. Erişim tek ekrandan verilir ve tek ekrandan kalkar. Ayrıntı: paylaşımlı posta kutusu yönetimi.
Bir kişiye yalnızca okuma yetkisi verilebilir mi?
Evet. Her kişi için her kutuda dokuz izin ayrı ayrı açılır ya da kapanır:
- görüntüleme
- yazma ve gönderme
- silme
- etiketleme
- karantina
- yapay zekâ ile yeniden yorumlama
- yapay zekâ sohbeti
- not ekleme
- dikkat çekme
Silme ve karantina izinleri yeni atamada kapalı gelir.
Bir çalışan ayrıldığında ne olur?
Erişimi tek ekrandan kaldırılır; kutu departmana atanmışsa kişinin departmandan çıkması yeterlidir, erişim kendiliğinden geri alınır.
Kurduğu zamanlanmış mailler, gönderim anında erişim yeniden denetlendiği için kurum adına çıkmaz; sebebiyle birlikte listede kalır.
Birden çok alan adı kullanılabilir mi?
Evet. Pakette 5 alan adı bulunur ve kutu sayısından bağımsızdır; daha fazlası için destekle görüşülür. Alan adlarından biri birincil olarak işaretlenir. Kutu açılırken hangi alan adının kullanılacağı seçilir.
Şirketler grubu birden çok SmartMail kurumu kullanabilir mi?
Evet. Her şirket kendi adresiyle ayrı bir SmartMail kurumu olarak açılır; posta kutuları, ayarlar ve veriler kurumlar arasında ayrı kalır. Birden çok kuruma erişimi olan kişi Hesabım menüsündeki Kurumlarım bölümünden yeniden parola girmeden diğer kuruma geçer. Ayrıntı: birden çok kurum arasında geçmek.
Bir listeye toplu mail gönderilebilir mi?
Evet. Yönetici, bir dağıtım listesindeki herkese ayrı ayrı mail gönderir; alıcılar birbirini görmez ve metindeki {ad} her alıcının adıyla değişir. Gönderim alan adınızın itibarını korumak için hız sınırlı yapılır; SPF, DKIM ve DMARC kayıtları eksikse başlamaz. Her mailde listeden çıkma bağlantısı bulunur; çıkanlar ve kalıcı olarak geri dönen adresler sonraki gönderimlerde atlanır. Ayrıntı: dağıtım listesine toplu mail göndermek.
Masaüstü ya da mobil posta programlarıyla kullanılabilir mi?
Evet, ve bu her pakette standart olarak dahildir; ayrıca bir ücret ödemezsiniz. Her posta kutusu standart IMAP ve SMTP ile yaygın masaüstü programlara ve telefonun kendi e-posta uygulamasına bağlanır. Gelen sunucusu imap.smartmail.com.tr (993, SSL/TLS), giden sunucusu mail.smartmail.com.tr (587 STARTTLS ya da 465 SSL/TLS); kullanıcı adı tam e-posta adresi, parola posta kutusu parolasıdır. Arşiv dahil tüm geçmiş mailler programda da görünür. SmartMail web paneli ve mobil uygulaması da aynı kutuda kullanılmaya devam eder. Adım adım kurulum: Harici e-posta programıyla bağlanmak.
SmartMail mobil uygulaması neler sunar?
SmartMail mobil uygulaması gelen kutusunu, mail okuma ve yazmayı, onay bekleyenleri, zamanlanmış mailleri, yanıt sürelerini ve bildirim merkezini telefona taşır. Birden çok şirket hesabı aynı uygulamada tutulur; hesap masaüstündeki açık oturumdan QR kodla eklenebilir. Panel telefonun tarayıcısında da aynı yetkilerle çalışır. Uygulama Android için Google Play'de, iPhone için App Store'da yayında.
Güvenlik
SmartMail oltalama maillerini nasıl tespit eder?
Gönderen SPF, DKIM, DMARC ve PTR kayıtlarıyla doğrulanır; benzer alan adı, uluslararası karakterle taklit, görünen ad ve marka taklidi, yanıt adresi ve bağlantı uyuşmazlıkları ayrı ayrı ölçülür. Metnin bütünü yapay zekâ ile değerlendirilir ve sonuç gerekçesiyle yazılır. Ayrıntı: e-posta güvenliği.
Karantinaya alınan mail silinir mi?
Karantinadaki mail korunur: ayrı bir klasörde, karantinaya alınma gerekçesiyle birlikte durur ve karantina izni olan bir kullanıcı tarafından serbest bırakılabilir. Bu düzeltmeler kaydedilir ve sonraki değerlendirmelerde hesaba katılır.
Karantina eşiği değiştirilebilir mi?
Evet. Eşiği şirket yöneticisi belirler. Yeni eşiğin hangi mailleri etkileyeceği kaydetmeden önce listelenir ve istenirse kutudaki mevcut maillere de uygulanır.
Onay akışı zorunlu mu?
Onay akışı isteğe bağlıdır; kullanıcı hangi mail için gerek görürse "Onaylı gönder" ile kendisi başlatır. Mail bir ya da birden çok onaylayıcıya sunulur ve "herhangi biri" ya da "hepsi" kuralı seçilir. Ayrıntı: e-posta onay akışı.
MTA-STS ve DMARC raporları nasıl yönetilir?
MTA-STS politika adresi, ilgili DNS kaydı eklendiğinde sertifikasıyla birlikte kendiliğinden kurulur. DMARC raporları SmartMail'in toplayıcı adresine gelir, otomatik açılır ve alan adınız adına arşivlenir.
Kimin ne yaptığı sonradan görülebilir mi?
Evet, iki yerden. Mail bazında etkinlik dökümü kimin ne zaman okuduğunu, etiketlediğini, not düştüğünü ve yanıtladığını gösterir.
Yönetim tarafındaki denetim kaydı ise kutu açma, erişim verme, ayar değiştirme ve onaya gönderme gibi işlemleri aktörü, zamanı ve IP adresiyle tutar. Onay kararları da tarih ve saatiyle isteğin geçmişine yazılır.
Yapay zekâ ve veri
Yapay zekâ mailleri okuyor mu, veriler ne oluyor?
Sınıflandırma, özet ve güvenlik değerlendirmesi için mail içeriği işlenir. Her şirketin verisi kendi ayrı veritabanında durur ve başka bir şirketle paylaşılmaz. Yapay zekâ sohbeti yalnızca kişinin erişimi olan kutuları okur.
SPF, DKIM, DMARC ve benzer alan adı gibi kod tabanlı güvenlik kontrolleri yapay zekâdan bağımsız çalışır; yapay zekâ hakkı dolsa da bu koruma sürer.
Yapay zekâ hangi işleri yapar?
Mail ve ek özeti, ek belgelerden belge kartı, içerik türü sınıflandırması, güvenlik değerlendirmesi, mail hakkında sohbet, yazma yardımı ve 30 dile çeviri. Ayrıntı: yapay zekâ ile mail özeti ve ek analizi.
Yapay zekâ kullanımı nasıl sınırlanır?
Yapay zekâ hakkı aylıktır ve panelde görünür. Hak bittiğinde yapay zekâ işlemleri birlikte durur ve yeni dönemde sürer. Yönetici kişilere ayrı pay tanımlayabilir ve sayacı çalışanlardan gizleyebilir.
Eski posta sunucumuzdaki mailleri SmartMail'e taşıyabilir miyiz?
Evet. Kullandığınız bulut posta servisindeki ya da kendi sunucunuzdaki mailler IMAP ile kutularınıza taşınır; işlemi Smart360 ekibi ya da bayiniz yapar. Önce kaynak analiz edilir: her kutunun klasörleri, mail sayıları, boyutları ve paket kotasına sığıp sığmadığı görülür. Sonra hangi klasörlerin ve hangi tarih aralığının alınacağı seçilir; çöp kutusu ve spam varsayılan olarak alınmaz. Yapay zekâ analizi yalnız son 10 günün maillerine yapılır, daha eski mailler arşive ve aramaya girer. Ayrıntılar için Eski mailleri SmartMail'e taşımak.
Eski mailler nerede saklanır?
Her mail ham hâliyle ve ekleriyle birlikte arşivlenir. Arşivle birebir doğrulanan eski mailler posta sunucusundan kaldırılabilir; SmartMail'de görünmeye devam eder ve istendiğinde tek tek geri yüklenir.
Adım adım belgeler
SmartMail'i kurumunuz için planlayalım
Kutu sayısını seçin, hemen başlayın. İlk kurulumda eski maillerinizin taşınması ve analizi ücretsiz.
- Kutu başına dokuz izin
- Her mailde gerekçeli analiz
- Web ve mobilde aynı kurallar