Yönetim
Kurumsal e-posta denetim kaydı nedir: kim, ne zaman, hangi işlemi yaptı?
Denetim kaydı, kurumsal e-postada yapılan önemli işlemlerin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını tutan, panelden düzenlenemeyen ve silinemeyen listedir. Bir mail kaybolduğunda, bir kişiye yanlış erişim verildiğinde ya da bir kural değiştiğinde ilk bakılan yerdir.
Ortak kutular birden çok kişinin elinden geçer. Bu esneklik, bir sorun çıktığında “kim yaptı?” sorusunu zorlaştırır. Denetim kaydı bu sorunun cevabını tahmine bırakmaz: her önemli işlem, yapan kişi ve zamanla birlikte yazılır.
Denetim kaydında neler tutulmalı?
- Posta kutusu açma, kapatma ve silme
- Kişilere ve departmanlara erişim verme ya da geri alma
- Kara ve beyaz liste gibi kurum geneli kurallar
- Karantinaya alma ve karantinadan çıkarma
- Çok sayıda maili aynı anda etkileyen toplu işlemler
- Onaylı gönderim kararları ve ayar değişiklikleri
Denetim kaydı nasıl okunur?
- En yeni işlemler en üsttedir; satırda işlemin adı, yapan kişi ve tarih yazar.
- Kural ve yetki değişikliklerini ayrı görmek için politika değişikliklerine, toplu taşıma ve silmeler için toplu işlemlere süzün.
- Kendiliğinden yapılan işlemlerde (ör. otomatik karantina) yapan olarak “Sistem” yazar.
- Daha eski kayıtlar için listenin sonundan devam edin.
İpucuDenetim kaydını yalnız bir şey ters gittiğinde değil, ayda bir rutin olarak da gözden geçirin: beklenmeyen bir erişim ya da kural değişikliği erken fark edilir.
SmartMail bunu nasıl çözer
- Denetim kaydı ekranı: kutu açma ve silme, erişim verme, kara ve beyaz liste kuralları, karantina, toplu taşıma, onaylı gönderim ve ayar değişiklikleri tek listede.
- Süzgeçler: Tüm olaylar, Politika değişiklikleri ve Toplu işlemler; toplu işlemlerde kaç mailin etkilendiği de yazar.
- Ağırlık şeridi: kurum genelindeki kural ve yetki değişiklikleri ile silmeler ayrıca vurgulanır.
- Yetkiyle sınırlı: denetim kaydını yalnız bu izni olan yöneticiler görür.