# E-posta Onay Akışı ve Gönderim Denetimi | SmartMail > Kurum adına çıkacak mail önce onaydan geçsin: yazan kişi onaylayıcıları seçer, onaylayıcı mailin tamamını görür, karar tarih ve saatiyle kaydedilir. Kaynak sayfa: https://smartmail.com.tr/gonderim-denetimi.html Sitenin tamamı: https://smartmail.com.tr/llms.txt --- # E-posta onay akışı: gönderimden önce karar SmartMail e-posta onay akışı, kurum adına çıkacak bir mailin gönderilmeden önce seçilen bir ya da birden çok iş arkadaşının onayından geçmesini sağlayan gönderim denetimi özelliğidir. Onaylayan kişi mailin tamamını ve düzeltmeden önceki hâlini görür; onay, revizyon ve ret kararları aktörü ve zamanıyla kayda geçer. Fiyat, teklif ve mutabakat gibi geri alınamayan yazışmalar böylece ikinci bir gözden geçer. - 01 Onayı kim başlatır - 02 Onay bekleyenler - 03 Üç karar - 04 Revizyon talebi - 05 Onay geçmişi - 06 Zamanlanmış gönderim - Ne zaman kullanılır - Gönderimi tamamlayan araçlar [Ekran görüntüsü] Onay, yazan kişinin kendi başlattığı bir adımdır; onaylayıcılar ve karar kuralı gönderim anında seçilir. Adım 01 ## E-posta onayını kim başlatır? Gönderim onayını maili yazan kişi başlatır: "Gönder" yerine "Onaylı gönder" seçilir ve onaylayıcılar şirket dizininden işaretlenir. Gönderim denetimi, yöneticinin herkes için açıp kapattığı bir ayar değildir. Kullanıcı hangi mail için gerek görürse onayı kendisi başlatır: sıradan bir bilgilendirme doğrudan gider, bir fiyat taahhüdü onaya sunulur. Bunun pratik karşılığı şudur: denetim, günlük yazışmayı yavaşlatan bir bürokrasi katmanına dönüşmez. Yavaşlayan yalnızca gerçekten riskli olan maildir; kararı verecek kişiyi de maili yazan kişi seçer. Onaya bir ya da birden çok kişi eklenebilir ve karar kuralı mail başına seçilir: herhangi biri onayladığında mail gider ya da hepsi onaylamadan çıkmaz. Birinci kural hızlı bir ikinci göz için, ikincisi hukuk ve finansın birlikte bakması gereken yazışmalar için uygundur. Onaylayıcılar isteği anında bildirim olarak alır. [Ekran görüntüsü] İki sekme: kullanıcının onayını bekleyenler ve onaya gönderdikleri. Adım 02 ## Bekleyen iş, mail yığınının içinde kaybolmaz Onay bekleyen mailler ayrı bir listede toplanır ve iki sekmeye ayrılır: onayımı bekleyenler ve onaya gönderdiklerim. Karar vermesi gereken kişi işini, gönderen de bekleyen talebini tek yerden takip eder. Bu ayrım, onay akışlarının bilinen zaafını kapatır: e-postayla dolaşan bir onay isteği, gelen kutusunda diğer yüzlerce mailin arasına karışır ve unutulur gider. Burada istek maillerin arasında değil, kendi listesindedir. Tamamlanamayacak durumdaki istekler ayrıca bildirilir — örneğin onaylayıcı sisteme hiç giriş yapmadıysa ya da kuruluştan ayrıldıysa, istek sessizce beklemeye devam etmez. Adım 03 ## Onaylayan kişi neyi görür? Onaylayan kişi mailin tamamını görür. Kararı vermeden önce gönderilecek mailin her parçası önündedir: hangi kurumsal adresten çıkacağı, alıcıları, eklerin adı ve boyutu, gövdesi kendi biçimiyle. "Onaya gönderildi" yazan bir satırı değil, mailin kendisini onaylamış olur. [Ekran görüntüsü] Onay isteği: kimden, kime, kim istedi, hangi ekler — ve altında üç karar. Onayla: Karar kuralı tamamlandığı anda mail gider. Ayrıca bir "gönder" adımı gerekmez; iki onaylayıcı aynı anda tıklasa bile mail bir kez çıkar. Revizyon iste: İş gönderene döner. Ne değişmesi gerektiğini yazmak zorunludur. Reddet: İstek kapanır. Gerekçe yazılabilir ve kayda geçer. [Ekran görüntüsü] Revizyon talebinde metin alanı zorunludur: yönü olmayan bir talep işi geri verir ama ilerletmez. Adım 04 ## "Olmamış" demek yeterli değil Revizyon istenirken ne değişmesi gerektiğini yazmak zorunludur. Bu küçük kısıt bilinçli bir tasarım kararıdır: yönü olmayan bir geri gönderme işi ilerletmez, yalnızca iki kişinin zamanını alır ve aynı maili ikinci kez gündeme getirir. Talep gönderene döndüğünde yazdığı metinle birlikte görünür. Düzeltme yapılır ve mail yeniden onaya sunulur. Onaylayan kişi bu kez yalnız yeni metni değil, düzeltmeden önceki hâlini de görür; neyin değiştiğini sormak zorunda kalmaz. Her tur, isteğin revizyon geçmişinde ayrı ayrı saklanır. Sonuç, kurumsal yazışmada nadiren kurulabilen bir şeydir: dışarıya çıkmadan önce tamamlanmış, izlenebilir bir gözden geçirme süreci. [Ekran görüntüsü] Her adım aktörü, tarihi ve saatiyle geçmişe yazılır. Adım 05 ## Onay kararları nasıl kayda geçer? Onay kararları, kimin verdiği ve ne zaman verdiğiyle birlikte isteğin geçmişine eklenir. Onaya gönderme, onaylama, revizyon isteme ve reddetme — her adım, kimin yaptığı ve ne zaman yaptığıyla birlikte isteğin geçmişine yazılır. Bir teklifin hangi koşullarla, kimin onayıyla çıktığı aylar sonra sorulduğunda cevap, kimsenin hafızasına ya da arşivlenmiş bir yazışmaya bağlı kalmaz. Aynı işlemler şirket genelindeki denetim kaydına da düşer. Sepete ekleyin ve satın alın Demoyu deneyin [Ekran görüntüsü] Zamanlanmış mailler kuyrukta bekler ve gönderim anına kadar iptal edilebilir. Adım 06 ## Zamanlanmış e-posta gönderimi nasıl güvence altında? Zamanlanmış gönderimde yazan kişinin kutuya erişimi, mail çıkmadan hemen önce yeniden doğrulanır. Mail ileri bir tarihe kurulabilir: mesai dışında yazılan bir mailin sabah dokuzda çıkması ya da bir teklifin belirlenen günde iletilmesi böyle sağlanır. Mail kuyrukta bekler; gönderim anına kadar iptal edilebilir ya da saati değiştirilebilir. Zamanı geldiği hâlde gönderilemeyen bir mail ayrıca işaretlenir. Asıl önemli olan, gönderim anında yapılan kontroldür: yazan kişinin o kutuya erişimi yeniden doğrulanır. Aradan geçen sürede erişim kalktıysa mail gitmez, sebebiyle birlikte listede kalır. Bu, personel değişiminde sık yaşanan sessiz kazayı kapatır: ayrılan bir çalışanın haftalar önce kurduğu mail, kimse fark etmeden kurum adına çıkmış olmaz. Kullanım alanları ## Onay akışı hangi yazışmalar için kullanılır? Onay akışı, geri alınamayan bir taahhüt taşıyan her kurumsal mail için kullanılır. Hangi mailin onaya gideceğine yazan kişi karar verdiği için günlük yazışma hızından ödün verilmez; yalnız riskli olan mail yavaşlar. Onay akışının tipik kullanımları Yazışma Önerilen karar kuralı Neden Fiyat teklifi Herhangi biri Satış yöneticisinin hızlı bir kontrolü yeterlidir. Sözleşme ve ek protokol Hepsi Hukuk ve ilgili birim birlikte onaylamalıdır. Cari mutabakat, ödeme bildirimi Hepsi Tutarın ve hesap bilgisinin iki kez kontrolü gerekir. Kamu kurumu yazışması Herhangi biri Resmî dilin ve eklerin son kontrolü yapılır. Yeni çalışanın ilk yazışmaları Herhangi biri Kurum dili oturana kadar bir ekip arkadaşı eşlik eder. Gönderimi tamamlayan araçlar ## Gönderim sırasında başka hangi güvenceler var? SmartMail'de her mail gönderilmeden önce imzasıyla birlikte son hâliyle önizlenir, yazılırken taslak olarak kendiliğinden kaydedilir ve gönderildikten sonra teslim durumu izlenir. Büyük dosyalar ise eki şişirmek yerine güvenli bir indirme bağlantısıyla gönderilir. ### Gönderim önizlemesi "Gönder"e basıldığında mail, kurumsal imza dahil alıcının göreceği hâliyle gösterilir. Mail, gönderilmeden önce son bir kez okunur; gerekirse düzenlemeye dönülür. ### Teslim raporu Karşı sunucu maili kabul etmediyse mailin yanında "teslim edilemedi" uyarısı çıkar ve tek tıkla yeniden gönderilebilir. Yazılan taslaklar ise tarayıcı kapansa bile kaybolmaz. ### Büyük dosya bağlantısı 25 MB'ı aşan dosyalar, 250 MB'a kadar, eke değil güvenli bir indirme bağlantısına dönüştürülür. Alıcının hesap açması gerekmez; bağlantı tahmin edilemez bir anahtar taşır. Onay akışının gelen maildeki karşılığı e-posta güvenliği, ekip içindeki karşılığı ortak kutuda ekip çalışması sayfasında anlatılır. Kimin hangi kutudan gönderim yapabileceği ise posta kutusu yetkileri ve denetim kaydı ekranında belirlenir. ### Onay akışı mobil uygulamada Onay istekleri, revizyon notları ve gönderim önizlemesi SmartMail mobil uygulamasında da aynıdır. Onaylayıcı sahadayken de karar verir; gönderen revizyon notunu telefonda görüp düzenler. [Ekran görüntüsü] Revizyon notu telefonda da görünür. [Ekran görüntüsü] Gönder'e basmadan önce son bir bakış. Nasıl yapılır ## Adım adım belgeler - Maili onaya sunmak - Onayınıza sunulan maili onaylamak ya da revizyon istemek - Maili ileri bir saate zamanlamak - Göndermeden önce maili önizlemek Tüm SmartMail belgeleri